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Conceptos básicos de Contabilidad

08/02/2021
Conceptos básicos de Contabilidad

1.- Concepto y definición de contabilidad

Para poder conocer la situación económica y financiera de una empresa en un momento determinado es necesario llevar un registro de todas las operaciones que realiza y afectan a su patrimonio. De esto precisamente se encarga la contabilidad.

La contabilidad es la técnica que interpreta, mide y describe los hechos económicos de la actividad empresarial para poder conocer su situación económica y financiera.

La información suministrada por la contabilidad no sólo interesa al dueño o dueños de la empresa. Esta información es también útil para accionistas, trabajadores, Administraciones Públicas, proveedores, clientes, entidades financieras, etc.

Para que sea útil, la información contable debe ser:

  • Comprensible
  • Verificable
  • Clara
  • Útil
  • Oportuna
  • Fiel
  • Pertinente
  • Relevante
  • Comparable

1.1.- El patrimonio

El patrimonio de una empresa es el conjunto de todos los bienes, derechos de cobro y obligaciones de pago que tiene en un momeno determinado.

Las empresas necesitan una serie de medios materiales, humanos y financieros para desarrollar su actividad. Esto es, un patrimonio.

  • Los bienes son los medios materiales necesarios para realizar la actividad empresarial, tales como edificios, maquinaria o dinero.
  • Los derechos de cobro son aquellas deudas que la empresa puede reclamar a otras personas, es decir, aquello que otras personas u otras compañías deben a la empresa, como las facturas de ventas pendientes de pago por parte de los clientes.
  • Las obligaciones son las deudas que la empresa tiene con otros, es decir, aquello que la empresa debe, como las facturas pendientes de pagar a los proveedores.

Valor del patrimonio = bienes + derechos – obligaciones

1.2.- Masas patrimoniales

Los elementos patrimoniales de una empresa se pueden agrupar en tres masas patrimoniales: Activo, Pasivo y Patrimonio neto.

Patrimonio neto = Activo – Pasivo

Despejando el Activo en esta igualdad, obtenemos la ecuación de la igualdad patrimonial:

Activo = Pasivo + Patrimonio neto

A su vez, las masas patrimoniales se dividen en las siguientes submasas:

  • Masas patrimoniales:
    • Activo:
      • Activo no corriente:
        • Inmovilizado intangible
        • Inmovilizado material
        • Inmovilizado financiero
      • Activo corriente:
        • Existencias
        • Realizable
        • Disponible
    • Pasivo:
      • Pasivo no corriente
      • Pasivo corriente
    • Patrimonio neto

2.- Instrumentos y sistema de registro que utiliza la contabilidad

El principal instrumento que utiliza la contabilidad para el registro de los elementos patrimoniales de la empresa y sus variaciones de la cuenta, y el sistema que utiliza para registrar las operaciones que realiza es la partida doble.

Recuerda que:

  • Cargar una cuenta o hacer un cargo es realizar una anotación en el Debe.
  • Abonar hacer un abono en una cuenta es realizar una anotación en el Haber.

2.1.- La cuenta

Una cuenta es la representación de un elemento patrimonial. En ella se recogen sus variaciones y se informa de su situación en un momento determinado de tiempo.

Las cuentas se clasifican en dos grandes grupos: cuentas de balance y cuentas de gestión:

  • Las cuentas de balance se pueden dividir según la masa patrimonial a la que pertenecen en cuentas de Activo (mobiliario o bancos), de Pasivo (proveedores o deudas a corto plazo) o de Neto (capital).
  • Las cuentas de gestión recogen todos los gastos (compras de mercaderías o suministros) e ingresos (ventas de mercaderías) de la empresa.

Para registrar l as variaciones que sufren los elementos patrimoniales, según el tipo de cuentas de que se trate, se han establecido las siguientes reglas:

Convenio de cargo y abono

La cuenta normalmente se presenta en forma de «T», y en ella se registran los movimientos, es decir, los aumentos y disminuciones que se van produciendo. El conjunto de todos los elementos patrimoniales de la empresa se recogen en el libro Mayor.

2.2.- El saldo

Cuando se quiere conocer el valor de un elemento patrimonial en un momento determinado, se calcula su saldo, que es la diferencia entre las cantidades anotadas en el Debe y las cantidades anotadas en el Haber.

Saldo de una cuenta = sumas del Debe – sumas del Haber

Si las sumas del Debe son mayores que las del Haber, se dice que la cuenta tiene saldo deudor. Si, por el contrario, las sumas del Haber son mayores que las del Debe, decimos que la cuenta tiene saldo acreedor. Cuando las sumas del Debe son iguales a las sumas del Haber, la cuenta tiene saldo cero y se dice que está Cancelada o Saldada.

En el libro Diario la empresa lleva el registro de todos los hechos contables que suceden a lo largo de cada ejercicio económico. La manera de realizar las anotaciones es a través de asientos contables.

En el libro Mayor se recogen todos los elementos patrimoniales de la empresa.

2.3.- El método de la partida doble

La técnica contable que se utiliza para registrar los hechos contables se denomina partida doble. Se llama así porque siempre se debe cumplir la siguiente condición:

La suma de las cantidades anotadas en el Debe para cualquier operación ha de ser igual a la suma de las cantidades en el Haber.

Cuando se modifica un elemento patrimonial es porque otro u otros se han modificado.

3.- Principales libros contables

Los libros contables constituyen la herramienta que permite realizar el seguimiento cronológico de las operaciones de la empresa, así como a disponer de una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad.

A partir de dichos libros se pueden elaborar periódicamente balances e inventarios para conocer la situación económica de la empresa.

Los empresarios tienen la obligación de cumplimentar un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro Diario, pero además hay otros libros que, aún sin ser obligatorios, son muy útiles:

  • Libro Diario (obligatorio): En él se registran todos los hechos y las operaciones contables. Cada anotación registrada en una cuenta se llama apunte, y el conjunto de los apuntes realizados para reflejar una operación se denomina asiento. Los asientos se ordenan cronológicamente.
  • Libro Mayor (no obligatorio): En este libro se recogen, de forma ordenada, todas las cuentas que tiene la empresa y los movimientos que se han realizado en ellas.
    A través de este libro se puede saber el saldo que presenta cada cuenta en un momento determinado.
  • Libro de inventarios y cuentas anuales (obligatorio): Es un libro que recoge, por una parte, los inventarios y balances que se realizan en la empresa, y, por otra, las cuentas anuales, que son estados contables que se realizan al final del ejercicio económico para informar de la situación de la empresa y del resultado de las actividades realizadas durante el año.
    Trimestralmente, las empresas deben elaborar un Balance de comprobación de sumas y saldos.
    Las cuentas anuales, que se deben incluir en este libro, comprenden cinco documentos diferentes:

    • El balance
    • La cuenta de pérdidas y ganancias
    • El estado de cambios en el Patrimonio neto
    • El estado de flujos de efectivo
    • La memoria

El orden en el que se anotan los hechos contables en los libros es el siguiente:

Libro Diario (asiento) -> Libro Mayor -> Libro de inventarios y cuentas anuales

4.- El ciclo contable completo

Las empresas se constituyen, en principio, para realizar su actividad de forma ilimitada en el tiempo mientras obtengan unos beneficios que consideren adecuados en relación con la inversión que han realizado.

Esta actividad se divide en ciclos, que se denominan ejercicios económicos, y que generalmente tienen una duración de un año, que coincide con el año natural, es decir, comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre.

Al final de cada ejercicio económico la empresa realiza el cálculo del resultado de su actividad para determinar el beneficio o la pérdida experimentada y su situación patrimonial.

  1. Asiento de apertura: Con este asiento abren las cuentas con los datos del final del ejercicio anterior.
  2. Registro de las operaciones: A lo largo del año registran las operaciones que realizan en el libro Diario y se van pasando al libro Mayor.
  3. Balances de comprobación: Trimestralmente se elabora un balance de comprobación de sumas y saldos con los datos recogidos del libro Mayor. De esta forma se comprueba que no existen errores y se puede analizar la situación de la empresa.
  4. Operaciones de fin de ejercicio: Al finalizar el año tienen que hacer unas anotaciones específicas:
    • Amortizaciones
    • Periodificación de ingresos y gastos
    • Regularización de existencias
    • Regularización de gastos e ingresos
    • Cálculo del resultado del ejercicio
  5. Asiento de cierre: Se cierran todas las cuentas.
  6. Cuentas anuales: Se elaboran las cuentas anuales.

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