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Trabajo en equipo y herramientas de groupware

10/05/2020
Trabajo en equipo y herramientas de groupware

Aprende a valorar la importancia del trabajo en equipo y a entenderlo como un elemento básico del trabajo en la era digital. Explora las distintas herramientas y plataformas de trabajo colaborativo para entender mejor el trabajo en la red.

1.- La importancia del trabajo en equipo en el ámbito digital

En este módulo vamos a hablar de cómo trabajar en equipo en un entorno digital.

En ocasiones nuestros planes, nuestros proyectos, no los podemos realizar de manera individual. Requieren de otras personas para poder ser llevados a cabo. Es aquí, donde entra en juego, el trabajo en equipo.

La evolución de las TIC’s, ha cambiado radicalmente la forma en que trabajamos en equipo. La falta de presencialidad, sin duda alguna, genera inconvenientes, no podemos reunirnos de manera física con los miembros del equipo, pero también generan muchas ventajas.

Pero antes de entrar en materia, hay que diferenciar entre lo que es un grupo y un equipo, porque para poder ser considerado como tal se tienen que cumplir algunas características.

En primer lugar, está el tema de los objetivos. En un grupo los objetivos son independientes, son individuales, mientras que, en un equipo, son de carácter común. En un grupo, el compromiso es más bajo, mientras que en un equipo, el compromiso es elevado, las personas están por y para el equipo. En un grupo las tareas se suelen distribuir de manera igualitaria, mientras que en un equipo se suelen distribuir en base a capacidades y habilidades. En un grupo hay independencia, mientras que en un equipo hay interdependencia, lo que hace una persona repercute en todos los demás y en un grupo, por último, la evaluación se suele hacer teniendo en cuenta el resultado, mientras que un equipo, se hace teniendo en cuenta el resultado y el proceso por el cual se ha llegado a ese resultado.

Hay un concepto central para entender lo que es un equipo y es el concepto de sinergia, que se puede definir como la acción conjunta de todos los miembros del equipo que hace que el todo resultante sea mayor a la suma individual de las partes. Por tanto, para tener desarrollada la competencia de trabajo en equipo en el ámbito digital, tenemos que tener en cuenta las características de: Primero, objetivos comunes, compartidos e interdependientes; segundo, interacciones sinérgicas, de colaboración y de participación; y, por último, compartir recursos, experiencias, conocimientos, habilidades, procesos y desarrollar patrones de comunicación eficientes.

2.- Herramientas digitales para el trabajo colaborativo

A continuación, vamos a hablar de herramientas colaborativas, en entornos digitales, que posibilitan el trabajo en equipo.

La primera pregunta que tenemos que hacernos es ¿por qué utilizar estas herramientas? Lo primero que hay que decir es porque reducen los costes. Imaginad, por ejemplo, el caso de una reunión entre miembros del equipo, ya no tenemos que desplazarnos a un lugar físico, sino que podemos hacerlo cada uno en nuestra casa o en nuestra oficina. Esto también nos da mayor flexibilidad a la hora de articular cualquier tipo de trabajo, no dependemos ni del tiempo en y del espacio. También, estas herramientas facilitan la gestión del conocimiento, antes, muchas veces, lo que se generaba en una reunión o en una mesa de trabajo, se quedaba ahí, como se dice, las palabras se las lleva el viento. Mientras que, con estas herramientas, podemos almacenar y construir colaborativamente el conocimiento. Y, por último, se da una mayor transparencia, todo queda registrado, si queremos, y se puede mostrar a los demás.

Hay muchos tipos de herramientas, pero vamos a centrarnos en dos tipos básicos. Por un lado, las herramientas de comunicación y por otro lado las herramientas de gestión del conocimiento.

En cuanto a las herramientas de comunicación, nos permiten comunicarnos internamente, entre los miembros del equipo y también hacer una comunicación externa hacia el exterior. Vamos a citar algunos ejemplos de herramientas. En primer lugar, tenemos las redes sociales, como pueden ser Google +, Facebook o Twitter. Sí que es cierto que estas herramientas están normalmente más orientadas hacia la comunicación exterior, pero también es posible su uso para comunicación interna, por ejemplo, con los círculos de Google + o los grupos de Facebook. También tenemos el caso de los blogs, como Blogger o WordPress, plataformas más conocidas. Normalmente los blogs están más orientados a hacer una comunicación externa, mostrar lo que el equipo va haciendo, resultados, noticias, etcétera. Pero sí que hay ejemplos, también, de uso a nivel interno con un carácter más corporativo.

En tercer lugar, tenemos los foros, una herramienta que con el paso del tiempo ha ido cayendo en desuso, pero que todavía tiene mucha utilidad a la hora, por ejemplo, de categorizar, pues las conversaciones por temáticas, por áreas, por materias, etcétera. La plataforma más conocida o la más significativa es phpBB. Y, por último, tenemos herramientas de comunicación en tiempo real, tanto en audio, como en vídeo o en texto, y aquí tenemos los ejemplos claros de Google Hangout y de Skype. Estas herramientas permiten, por ejemplo, que ya no tengamos que hacer una reunión para comunicarnos, una reunión presencial, sino que podemos estar cada uno en un punto del planeta y comunicarnos de manera síncrona.

Y, en segundo lugar, tenemos las herramientas que permiten la gestión del conocimiento. En primer lugar, tenemos las wikis, que son sitios en los cuales podemos tratar, colaborativamente, documentos, enlaces, imágenes, etcétera, etcétera. Quizás el ejemplo más claro sea Wikipedia, ese macro proyecto de conocimiento compartido. Pues bien, tenemos sitios como TWiki o DokuWiki, que nos permiten crear estos sitios de manera colaborativa y, en general, de manera gratuita, lo cual es muy importante.

Y, por último, hay que citar también a Google Drive, que es una aplicación basada en web, que permite crear documentos, cuestionarios, imágenes, etcétera, etcétera, en línea, de manera compartida y además, también permite tener un repositorio de archivos que podremos compartir entre los miembros del equipo.

3.- Plataformas integradas

Ahora vamos a ver algunas plataformas digitales para el trabajo colaborativo en equipo. Terminamos el vídeo anterior haciendo mención a Google Drive, una herramienta potentísima que nos da cantidad de recursos. Pero también, existen otras posibilidades en el mercado, por ejemplo, tenemos el caso de Redbooth, que es un software de gestión de proyectos, Yammer, que tiene un perfil más de red social empresarial o Basecamp, que también es un software de gestión de proyectos.

Hay muchos de ellos de pago, pero también hay otros de carácter gratuito como el caso de Wiggio. Wiggio es una herramienta de trabajo colaborativo online en la que podemos crear grupos o equipos de trabajo, le asignamos un nombre, podemos añadir personas, etcétera. de distinto carácter, podemos hacer grupos o equipos de carácter social, lúdico, profesional, etcétera. Wiggio nos marca, además, con los iconos, el carácter de nuestro grupo.

La interface básica del programa es la que vemos aquí, tenemos una pestaña que es Feed, que actúa a modo de timeline de red social, por ejemplo, en las cuales, las conversaciones se suceden con carácter cronológico y a las que podemos añadir archivos, podemos añadir links de páginas web, podemos programar reuniones, también es posible añadir tareas y asignar a personas para que cumplan esas tareas, encuestas, imaginad, por ejemplo, que estamos votando la celebración de una reunión, el día y la hora, mandar mensajes y, también crear y generar eventos, en los cuales podrán participar uno o varios miembros del equipo.

La carpeta Folder es un repositorio de archivos, en el cual nosotros vamos creando carpetas y, posteriormente, vamos añadiendo, documentos, imágenes, etcétera, lo que queramos a esas carpetas y ahí estarán para gestionar el conocimiento del equipo.

Y, por último, tenemos Calendar, que es una herramienta que además es compatible con Google Calendar, puesto que se pueden importar y exportar archivos entre las dos aplicaciones, en la cual vamos a ir señalando los eventos o tareas que tenemos que realizar y podremos añadir una descripción a los mismos, recordatorios, etcétera. Por tanto, vemos que es una herramienta que ofrece muchas posibilidades.

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