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Unidad 2: Comenzar con Google Drive

28/04/2020
Unidad 2: Comenzar con Google Drive

1.- Requisitos

1.1.- Objetivos

Al finalizar esta unidad serás capaz de:

  • Crear una cuenta en Google Drive.
  • Conocerás las funcionalidades de todas las herramientas incluidas en Google Drive.
  • Descubrir qué sistemas operativos y navegadores son compatibles con Drive y todos sus complementos.

1.2.- Crear una cuenta de Google disponiendo de un correo electrónico de otro proveedor

Es apenas conocido que existe la posibilidad de tener una cuenta de Google sin la necesidad de disponer de un correo electrónico de asociado a Gmail.

Tener una cuenta de Gmail es simplemente un sistema de inicio de sesión unificado que te proporciona acceso directo a los productos de Google, como Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones entre otros, pero estos servicios también se pueden asociar a cualquier dirección de correo electrónico con una cuenta de Google.

Crear una cuenta de Google con un correo externo, es muy sencillo y rápido. A continuación, vemos cómo hacerlo:

  • Paso 1: Acceder a la web de creación de cuenta de Google y rellenar los datos solicitados:
    • Nombre y apellidos.
    • Correo electrónico: Aunque por defecto te aparezca para rellenar un e-mail acabado en «@gmail» puedes emplear cualquier otra extensión.
    • Contraseña: Será la clave que siempre emplearás para acceder a tu cuenta de Google. Por seguridad, es preferible que no coincida con la contraseña de tu correo electrónico y que contenga mayúsculas, minúsculas y números.
    • Fecha de nacimiento.
    • Teléfono móvil: Este dato es opcional siempre que escribas correctamente el Captcha.
    • País.
  • Paso 2: Una vez aceptadas las «Condiciones del servicio», Google enviará un mensaje de verificación al correo electrónico que hayas utilizado para crear tu cuenta de Google sin tener Gmail.
  • Paso 3: No te preocupes, normalmente, el mensaje tarda unos minutos en llegar. Cuando lo recibas, por temas de seguridad, deberás pinchar en el enlace para verificar la cuenta y, a continuación, ya la tendrás creada. Desde ese momento, podrás usar el correo electrónico que empleaste, junto a la contraseña que elegiste, para darte de alta en los productos de Google y sacarles el máximo partido.
  • Paso 4: Es importante que tengas una cuenta que, para proteger tu cuenta de Google, lo ideal es que añadas otra dirección de correo electrónico de recuperación, para utilizar en el caso de que hubiese alguna incidencia con la nueva cuenta.

1.3.- Crear una cuenta de Google desde una cuenta de Gmail

La ventaja que te ofrece Google si decides acceder desde tu cuenta de Gmail, es que puedes utilizar el mismo nombre de usuario y contraseña en ambos servicios (Google y Gmail), de esta forma lo tendrás todo unificado.

En caso de que no dispongas de una cuenta de Gmail en el momento de crear tu cuenta de Google, ésta se creará automáticamente con el nombre de usuario que hayas elegido en la creación de la cuenta a través del siguiente enlace: https://accounts.google.com/signup

Los pasos a seguir serán idénticos a los del punto anterior, con la diferencia de que en el apartado de correo electrónico deberás incluir un correo asociado a @gmail.com

Hay que ser especialmente cuidadoso en la elección del nombre de usuario de tu cuenta. A continuación, incluimos algunas recomendaciones:

Cuando creamos una cuenta de correo electrónico, puede que dudes a la hora de elegir el nombre. Realmente, esta parte es muy importante ya que no se podrá cambiar nunca y lo tendremos de por vida (si seguimos utilizando esa cuenta, claro).

Para ello, antes de escribir algo, es recomendable perder 5 minutos en pensar qué nos gusta y cómo queremos que sea nuestra cuenta.

Te dejamos alguna idea para ayudarte a elegir tu nombre de usuario:

  • Nombre y apellidos
  • Nombre, apellidos y año de nacimiento
  • Nuestro mote
  • Algún hobby
  • Combinar con números o con caracteres especiales
  • Algunas frases hechas

Un buen nombre de usuario siempre será el que te describa bien, y por el cual tus contactos te reconozcan, también hay que tener en cuenta si es una cuenta de carácter personal para usar entre amigos y familiares donde podrás usar algo más «cotidiano» o si va a estar más dirigida a temas laborales donde lo ideal es incluir tu nombre y apellidos o algo más profesional.

También se puede dar el caso de que ya dispongas de una cuenta de Google y no lo recuerdes, puedes comprobarlo a través del siguiente enlace: https://accounts.google.com/ForgotPasswd introduciendo tu nombre de usuario, si no hay ninguna cuenta asociada a tu dirección de correo electrónico recibirás el mensaje «No se ha podido encontrar tu cuenta de Google. Inténtalo de nuevo».

De igual modo, si has olvidado tu nombre de usuario o tu contraseña puedes solucionarlo desde la página de asistencia de la cuenta https://accounts.google.com/signin/recovery

Una vez registrado en Google con tu cuenta de Gmail, te enviarán todos los correos electrónicos y notificaciones relacionadas con la cuenta a tu dirección de Gmail.

Para cambiar el lugar donde recibes las notificaciones, inicia sesión en https://myaccount.google.com y desde la pestaña «Notificaciones y actividad en tus dispositivos» podrás controlar y mantener segura tu cuenta desde un solo lugar.

2.- Versiones

Google Drive, como la mayoría de las herramientas que existen en Internet, está en continua evolución, por lo que es habitual que vayan apareciendo mejoras en la herramienta en cuanto a funcionamiento, seguridad, almacenamiento de datos, espacio, etc.

A pesar de esto, el principio sobre el que se construyó la herramienta siempre será el mismo, además de ser un «disco duro en la nube», incluir las tres aplicaciones ofimáticas más utilizadas (procesador de texto, hoja de cálculo y presentación) y permitir compartir y editar estos archivos en la red.

3.- Aplicaciones incluidas en Google Drive

3.1.- Documentos

Como comentábamos anteriormente, entre sus herramientas de colaboración, Google Drive dispone de Google Docs, una herramienta similar a Microsoft Word pero desde la que se puede editar desde la red.

Cuenta con un gran número de funciones similares y ventajas adicionales.

Google Docs es un sencillo pero potente procesador de texto en línea, que nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red con otros usuarios desde cualquier ordenador, smartphone o tablet. Cuando cambias o eliminas un archivo de Docs en un dispositivo, se muestra el mismo cambio al instante en los demás dispositivos, por lo que siempre accedes a la versión más reciente.

Google Docs cuenta con un gran número de funciones similares a Microsoft Word, pero también aporta una serie de ventajas dicionales.

A continuación, presentamos una tabla comparativa entre ambas herramientas:

FunciónWord (Tomando como referencia la versión 2013)Google Docs
Colaboración en tiempo realAñadir colaboradores*Añadir colaboradores
Ver los cambios en tiempo real*Ver los cambios en tiempo real
Añadir comentarios y responder a ellos*Añadir comentarios y responder a ellos
Chatear en el documento en tiempo real*Chatear en el documento en tiempo real
Sugerir cambios*Sugerir cambios
Compartir documentosEnviar una copia por correo electrónico como archivo adjuntoEnviar una copia por correo electrónico como archivo adjunto
Compartir un enlace en un correo electrónico o una ventana de chat
Compartir un enlace en un correo electrónico o una ventana de chat*Publicar en la web
Compartir directamente en Documentos
Publicar en la web*Insertar un archivo de documentos en un correo electrónico
Insertar un documento en una página creada con Google Sites
Establecer el acceso para compartirDos niveles de acceso para compartir*Cuatro niveles de acceso para compartir
Los destinatarios solo pueden ver (acceso de solo lectura)Puede ver (acceso de solo lectura)
Puede editar (acceso para editar completo)
Los destinatarios pueden editar (acceso para editar completo)Puede comentar
Es propietario (transferir la propiedad)
Visibilidad para compartirTres formas de controlar la visibilidad*Cinco formas de controlar la visibilidad
Personas específicasPersonas específicas o Grupos de Google
Cualquier usuario que reciba el enlace
Cualquier usuario que reciba el enlacePúblico en la web (se puede buscar en la web)
Cualquier usuario de tu dominio que reciba el enlace
Público en la web (se puede buscar en la web)Tu dominio (disponible para búsquedas en tu dominio)
Control de versionesAcceder a versiones detalladas de tu documentoAcceder a versiones detalladas de tu documento
Recuperar una versión anteriorRecuperar una versión anterior
Ver quién realizó los cambiosVer quién realizó los cambios

*Solo es posible realizar estas acciones con el Word Online, que obliga a tener una cuenta de Microsoft.

3.2.- Presentaciones

Otra de las herramientas de colaboración con las que cuenta Google Drive es Google Presentaciones, una herramienta similar a Power Point pero desde la que se puede editar desde la red.

Google Presentaciones permite crear y editar de forma simultánea presentaciones con un conjunto de usuarios directamente desde el navegador.

Una de las preguntas frecuentes que inicialmente te pueden surgir es si se puede trabajar en Google Presentaciones con archivos de Microsoft Power Point. La respuesta es «Sí», se pueden editar directamente sin tener que convertirlos a ningún formato, siempre que se correspondan con algunos de los siguientes formatos:

  • .ptt (si corresponde a una versión posterior a Microsoft Office 95)
  • .pptx
  • .pptm
  • .pps
  • .ppsx
  • .ppsm
  • .pot
  • .potx
  • .potm
  • .odp

De forma predeterminada, las presentaciones se crean de forma privada, pero si lo haces dentro de un carpeta compartida, ésta tendrá los mismos permisos que la carpeta, en este caso, al estar compartida, podrás ver un registro de quién realizó los cambios.

Google Presentaciones tiene mucho potencial, sobre todo enfocado al mundo empresarial, vamos a ver alguna de las ventajas que ofrece en dicho entorno:

  • Facilita la incorporación de nuevos miembros al equipo creando un sencillo sistema donde los propios empleados pueden formarse en los proyectos y ser más productivos al trabajar más rápidamente.
  • Crea mejores equipos virtuales, ya que si los miembros están repartidos por varias partes del mundo, pueden colaborar entre sí sin problema.
  • Mejora el intercambio de ideas recibiendo comentarios de forma rápida.
  • Mejora las presentaciones que incluyen material gráfico de apoyo con ayuda de diagramas.
  • Reduce gastos de impresión, permitiendo así librarse del papel.
  • Permite copiar los temas y diseños de otras presentaciones.

3.3.- Hojas de cálculo

Google Hojas de cálculo, al igual que el resto de herramientas vistas anteriormente, te permite crear y editar hojas de cálculo a la vez que otros usuarios, desde tu ordenador, teléfono o tablet con o sin Internet.

Gracias a esta herramienta, sus fórmulas incorporadas, sus tablas dinámicas y sus opciones de formato, podrás simplificar tareas habituales. Además dispone de guardados automáticos y control de versiones organizados por fecha y autor del cambio.

Sabías que puedes resaltar los cambios realizados en tus dados con reglas de formato.

Ya no tendrás que preocuparte por el formato de tus archivos, ya que Google Hojas de cálculo permite trabajar con archivos de Microsoft Excel y viceversa, siempre que se respeten los siguientes formatos:

  • .xls (si corresponde a una versión posterior a Microsoft Office 95)
  • .xlsx
  • .xlsm
  • .xlt
  • .xltx
  • .xltm
  • .ods
  • .csv
  • .tsv
  • .txt
  • .tab

De forma predeterminada, las hojas de cálculo se crean de forma privada, pero si lo haces dentro de una carpeta compartida, ésta tendrá los mismos permisos que la carpeta, en este caso al estar compartida podrás ver un registro de quién realizó cambios.

En la red, además existen infinidad de complementos que te permiten darles un toque personal a tus hojas de cálculo.

Al igual que Google Presentaciones, Google Hojas de cálculo tiene mucho potencial, sobre todo enfocado al mundo empresarial. Vamos a ver alguna de las ventajas que ofrece en dicho entorno:

  • Puedes hacer seguimiento, enviar notificaciones y colaborar en tareas de un proyecto.
  • Crea mejores equipos virtuales, ya que si los miembros están repartidos por varias partes del mundo pueden colaborar entre sí sin problema.
  • Mejora el intercambio de ideas recibiendo comentarios de forma rápida.
  • Reduce gastos de impresión permitiendo así librarse del papel.

3.4.- Formularios

La finalidad de esta aplicación es poder realizar diferentes tipos de cuestionarios, que podrás publicar, compartir, estudiar sus resultados y enviárselos a otras personas.

Las respuestas obtenidas puedes revisarlas individualmente o bien, en caso de que se trate de una encuesta, agruparlas y obtener estadísticas de dichas respuesta.

Sabías que es posible definir una hoja de cálculo de Google como destino de las respuestas para que podamos analizar los volúmenes de información fácilmente.

Te proponemos alguna idea de uso para que le saques el máximo rendimiento a esta herramienta:

  • Decidir el destino de tus próximas vacaciones con amigos.
  • Planificar tu próxima fiesta.
  • Hacer un listado de difusión para envío de información.
  • Crear encuestas de preguntas y preparar un sondeo rápido.

Sabías que si usas tu foto o logotipo, Google Formularios elige los colores que mejor combinan para crear un formulario original y adaptado a tus necesidades. También existen temas predeterminados que podrás seleccionar en la herramienta.

Para la creación de formularios, la herramienta proporciona diversas opciones de preguntas y respuestas:

  • Respuesta abierta
  • Opción múltiple
  • Desplegables
  • Escala de números
  • Además, permite añadir imágenes y vídeos de YouTube

Google Formularios dispone de un diseño sencillo y fácil de usar para cualquier perfil de usuario. Además, se basa en un diseño responsivo, es decir, sus formularios están adaptados para que puedan ser visibles desde cualquier dispositivo.

Al igual que el resto de herramientas de Google Drive, permite añadir colaboradores para que entre todos podáis crear los formularios de forma colaborativa.

3.5.- Dibujos

La finalidad de la aplicación de Google Dibujos es poder realizar diferentes tipos de dibujos, formas, montajes de imagen básicos y crear títulos a través de trazados o formas predefinidas.

El navegador Internet Explorer no es compatible con Google Drive Dibujos. Es recomendable usar Google Chrome, Firefox o Safari.

4.- Evolución

Google Drive es la versión evolucionada de Google Docs y su necesidad de adecuación a las necesidades de los últimos tiempos y la evolución de la web 2.0.

Su sencillez y popularidad hacen que se esté convirtiendo en la herramienta por excelencia a la hora de realizar trabajos colaborativos.

Éstas son algunas de las razones por las que te recomendamos su uso:

  • Confianza: Es de todos conocida la confianza que proporciona la marca de Google. Con el tiempo, la nube ha ido ganando peso en nuestras vidas, por ello dejamos en ella nuestros archivos más importantes, fotos, vídeos, trabajos, siempre con la privacidad adecuada.
  • Millones de cuentas ya creadas: Teniendo una cuenta de Gmail y entrando en Google Drive, ya tienes prácticamente todo el almacenamiento en la nube creado.
  • Integración con el resto de herramientas: Google Docs, Presentaciones, Hojas de cálculo, Formularios y Dibujos.
  • Trabajo colaborativo: Posibilidad de trabajo de varias personas de forma simultánea en tiempo real sobre el mismo documento.
  • API de desarrollo para programadores: Google puso a disposición de todo programador que lo deseara la posibilidad de crear aplicaciones para Google Drive. Podrás encontrar infinidad de ellas en Google Play.
  • Integración con el navegador: Podrás visualizar más de 30 formatos de archivos diferentes desde tu navegador, sin necesidad de tener ningún software instalado.
  • Almacenamiento: Gratuito y de 15 Gb.
  • Versión empresarial: Google Drive presenta también su versión para empresas, que aporta herramientas de administración para que los administradores puedan asignar cuotas de disco a los empleados o a grupos de empleados. Y un sistema de seguridad ampliado para la gestión multiusuario.

5.- Navegadores

A continuación, te mostramos los diferentes sistemas operativos y navegadores que son compatibles con las últimas versiones de Drive y todos sus complementos (Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios).

Es importante que las cookies y el JavaScript estén activados en el navegador. Vamos a darte unas pautas por si tuvieras que activarlos.

  • Cómo habilitar las cookies en Google Chrome:
    1. En la barra de herramientas del navegador, selecciona Más > Configuración.
    2. En la parte inferior de la página, selecciona Mostrar configuración avanzada…
    3. En «Privacidad» selecciona Configuaración de contenido…
    4. Selecciona Cookies
    5. Activa Permitir que los sitios web guarden y consulten datos de cookies.
  • Cómo habilitar las cookies en Safari (iOS):
    1. En tu teléfono, toca Ajustes.
    2. Toca Safari > Bloquear cookies > Permitir siempre.
    3. Espera 5 minutos y abre la aplicación.
  • Cómo habilitar Java Script:
    1. Abre Chrome en tu ordenador.
    2. En la parte superior derecha, haz clic en Más > Configuración.
    3. En la parte inferior, haz clic en Configuración avanzada.
    4. En la sección «Privacidad y seguridad» haz clic en Configuración de contenido.
    5. Haz clic en el tipo de contenido que quieras actualizar.
      • JavaScript: Permite que los sitios web sean más interactivos.

Retomando el tema de los navegadores, Google Drive y todas sus aplicaciones asociadas son compatibles con las dos últimas versiones de los siguientes navegadores:

  • Chrome
  • Firefox
  • Solo Windows: Internet Explorer y Microsoft Edge
  • Solo Mac: Safari

Es posible que también funcione en otros navegadores, aunque no podemos asegurar que se pueda utilizar la totalidad de las funciones.

Desde soporte de Google comentan que Google Drive no funciona con Google 23, Firefox 23, IE9 ni Safari 6, ni con las versiones anteriores a estos navegadores, por lo que recomienda actualizar tu navegador para poder hacer uso de Drive.

Sabías que además de la versión online también se puede descargar y usar Google Drive como aplicación en algunos sistemas operativos.

  • Windows: Windows 7 y versiones posteriores.
  • Mac: Lion (10.7) y versiones posteriores.
  • Linux: Google Drive no está disponible para este sistem operativo actualmente. Puedes usar Google Drive en la web en drive.google.com

Hasta ahora hemos hecho referencia a PC o MAC, pero y qué pasa con los dispositivos móviles. A continuación, te comentamos los requisitos en este caso:

  • Android: Para descargar las aplicaciones Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, necesitas la versión 4.4 de Android o posterior.
    Para descargar Drive, Documentos, Hojas de cálculo y presentaciones deberás buscarlas en tu «Play Store».
    Para comprobar la versión de Android que tienes instalada tienes que seguir los siguientes pasos:

    • En tu dispositivo Android.
    • Pulsa Ajustes > Información del teléfono.
    • En «Versión de Android» puedes ver tu versión.
  • iPhone y iPad: Para usar la última versión de las aplicaciones de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones necesitas iOs 9.0 o posterior.
    Para descargar Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones deberás buscarlas en tu «Apple Store»
    Para comprobar la versión de iOS que tienes instalada tienes que seguir los siguientes pasos:

    • En tu iPhone o iPad, abre Ajustes.
    • Pulsa General > Información.
    • La versión de iOS que usas aparece junto a «Versión».

6.- Conclusión

En conclusión, Google Drive es una aplicación de uso muy sencillo que te va a permitir disfrutar de todas sus herramientas (Documentos, Presentaciones, Hojas de cálculo, Formularios y Dibujos) en línea y trabajar con ellas de forma simultánea con otros usuarios.

Además, estas herramientas son compatibles con los formatos más habituales de Microsoft Office sin necesidad de convertir archivos.

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