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Unidad 3: Introducción al espacio de trabajo de Google Drive

30/04/2020
Unidad 3: Introducción al espacio de trabajo de Google Drive

1.- Acceso los servicios de Google

1.1.- Objetivos

Al finalizar esta unidad serás capaz de:

  • Crear una cuenta de Google.
  • Conocer el entorno de trabajo de Google Drive y sus opciones básicas.
  • Buscar archivos en Drive.
  • Configurar Drive para sacarle el máximo rendimiento.

1.2.- Gmail

Seguro que has oído hablar de Gmail, ¿alguna vez has analizado todos los servicios que ofrece y en qué se basa?, vamos a verlo.

Gmail es el servicio de correo gratuito proporcionado por Google, combina las funciones del correo electrónico tradicional con el motor de búsquedas de Google por lo que podrás localizar los correos fácilmente, se trata de una herramienta muy cómoda e intuitiva para el usuario.

Es una de las herramientas más poderosas y mejor construidas en lo que a plataformas web se refiere. Gracias a que comparte con Drive y con Google+ los 15 Gb de almacenamiento gratuito, no necesitarás eliminar mensajes para liberar espacio y podrás tenerlo todo almacenado.

Otro de sus potenciales es que dispone de un chat para conectar en tiempo real con el resto de usuarios permitiéndote almacenar todas las conversaciones.

Al estar respaldado bajo la marca de Google, Gmail cuenta con un respaldo de seguridad gracias a potentes herramientas antivirus y de filtrado de spam.

Entre sus ventajas cabe destacar:

  • Permite diferentes opciones de personalización.
  • Con una cuenta Gmail tienes acceso total al resto de aplicaciones de Google.
  • Es muy intuitivo para el usuario.
  • Permite controlar la actividad de tu bandeja de entrada por medio de las notificaciones de escritorio.
  • Permite controlar la actividad de tu bandeja de entrada por medio de las notificaciones de escritorio.
  • Permite el uso del chat a través de la bandeja de entrada.
  • Se integra con el Google Plus.

Como curiosidad, hace unos meses un extrabajador de la compañía desveló los mejores trucos para que los usuarios podáis sacarle el máximo provecho a la herramienta, ya que para la mayoría son desconocidos, vamos a ver algunos de ellos:

  • Permite mandar mensajes de una pestaña a otra, dependiendo de la categoría del mensaje.
  • Cuenta con una serie de respuestas predeterminadas que pueden ser utilizadas por el usuario.
  • Permite trabajar sin conexión gracias a la aplicación Gmail Offline.
  • Se puede ampliar la seguridad activando la verificación en dos pasos.
  • Con un solo clic puedes enviar fotos de tu ordenador o de Google+.
  • Permite etiquetar mensajes con colores para una mejor gestión de la bandeja de entrada.
  • Permite darte de baja de listas de correo en las que no te has incluido voluntariamente.
  • Dispone de una opción mediante la que puedes deshacer el envío.
  • Permite habilitar una opción llamada «Inbox pause» de manera que podrás pausar la llegada de correos para evitar distracciones mientras trabajas.

Más adelante veremos en detalle de cómo realizar cada una de estas acciones.

1.3.- Calendar

En abril de 2006, Google lanza «Calendar», una nueva herramienta gratuita basada en un calendario con agenda que te permite sincronizar con los contactos de Gmail e invitar o compartir eventos con ellos.

¿Nunca te ha pasado de tener la semana repleta de eventos, cumpleaños, reuniones y cenas, y no sabes cómo organizarlo? Google Calendar te ayuda a tenerlo todo organizado. Debido a que esta herramienta también es propiedad de Google, si ya dispones de una cuenta de Google basta con acceder a la página principal de Google Calendar e introducir los datos de tu cuenta o bien desde tu cuenta de Gmail pinchando sobre Calendar (arriba a la derecha).Google Calendar desde Gmail

 

Calendar dispone de una interfaz muy sencilla basada en AJAX que te permite arrastrar y soltar archivos para mayor comodidad.

Google Calendar

Las principales funciones de Calendar son:

  • Permite crear calendarios y eventos.
  • Permite compartirlos de forma independiente: Esto quiere decir que puedes compartir un calendario y no un evento del mismo o viceversa, salvo que no lo configures ya que, en este caso, éste hereda los permisos del calendario (esto quiere decir que, si el calendario es público, el evento será público, y si el calendario es privado, el evento será privado).
  • Permite enviar invitaciones a eventos y llevar la cuenta de sus respuestas y comentarios: Los usuarios podrán recibir tu invitación e introducir sus respuestas, aunque no utilicen Google Calendar.
  • Permite realizar búsquedas en calendarios públicos para descubrir eventos que te pueden resultar interesantes y añadirlos a tu propio calendario.
  • Envía notificaciones y recordatorios de eventos al teléfono móvil o envía mails con la agenda del día.
  • Puedes incrustarlo en tu página web mediante la opción Calendario / Incrustar Calendario copiando el <iframe>.

Los calendarios y los eventos pueden crearse bajo dos premisas:

  • Públicos: Cualquier persona puede verlo, incluso tus eventos aparecen en los resultados de búsquedas públicas de Google.
  • Privados: Solamente puede acceder a él el propietario y los usuarios con los que lo hayas compartido.

Estos permisos se configuran mediante la configuración general del calendario, accesible desde el icono siguiente:

Icono configuración

El calendario dispone de diferentes vistas:

  • Día: Se muestra únicamente el día en el que  nos encontramos, separado por horas y todos los eventos programados.Vista día Google Calendar
  • Semana: Se muestran por horas todos los días de la semana y sus eventos.Vista semana Google Calendar
  • Mes: Se muestran todos los días del mes y los eventos de cada día.Vista mes Google Calendar
  • Año.Vista año Google Calendar
  • 4 días: Se muestran por días los eventos de los próximos 4 días.vista 4 días Google Calendar
  • Agenda.Vista agenda Google Calendar

1.4.- Drive

Se trata de un servicio de alojamiento de archivos en la nube. Se pueden almacenar distintos archivos y guardar una copia de seguridad en un espacio gratuito de 15 Gb. Además, existen versiones premium de 25 hasta 100 Gb.

Como el resto de aplicaciones que hemos visto anteriormente, debido a que esta herramienta también es propiedad de Google, si ya dispones de una cuenta de Google, basta con acceder a la página principal de Google Drive e introducir los datos de tu cuenta o bien desde tu cuenta de Gmail pinchando sobre Drive (arriba a la derecha).Drive desde Gmail

Drive dispone de una interfaz sencilla que da acceso a todas sus funcionalidades:

Panel principal Google Drive

Vamos a comentar para qué sirve cada una de ellas y, más adelante, las analizaremos en profundidad:

  • Nuevo: Da acceso a la creación de carpetas, añadir archivos o creación de cualquiera de los documentos permitidos en Google Drive (Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones).Nuevo Google Drive
  • Mi unidad: Es el lugar donde almacenar todos los archivos y carpetas.Mi unidad Google Drive
  • % utilizado: Te informa del espacio ocupado.Almacenamiento Google Drive
  • Adquirir más almacenamiento: Para contratar planes premium de almacenamiento.Comprar espacio Google Drive
  • Parte central: Todos los documentos archivados.Parte central Google Drive

1.5.- Fotos

Esta aplicación, también propiedad de Google, sirve para el intercambio y almacenamiento de fotografías y de vídeos. El 14 de febrero de 2016 sustituyó a Picasa, siendo Google Fotos el único organizador de fotografías de Google.

Su potencial reside en que ofrece un almacenamiento ilimitado siempre que las imágenes no excedan los 16 MP ni los vídeos tengan resolución superior a 1080 p. Bajo esa premisa, Google realiza una compresión de las imágenes asegurando que no perderán calidad.

En el caso de que desees conservar los archivos originales de más resolución, tendrías que recurrir a los 15 Gb de almacenamiento proporcionados por Google Drive y asociados a tu cuenta de Gmail. Si dispones de mucho material, la mejor opción será comprar más almacenamiento.Acciones disponibles Google Fotos

Las acciones permitidas para cada foto son las siguientes:

Acciones Google Fotos

  1. Compartir: Opción para compartir esta foto mediante un enlace.
  2. Compartir con otro usuario directamente introduciendo su cuenta de correo.
  3. Vista previa.
  4. Eliminar.
  5. Guardar el original en mi unidad.
  6. Destacar.
  7. Cambiar nombre.
  8. Ver detalles.
  9. Administrar versiones subir nueva versión de la imagen.
  10. Hacer una copia de la imagen.
  11. Descargar.

1.6.- Reader

Google lanzó Google Reader en 2005 con el fin de facilitar a los usuarios, la organización de sus visitas en Internet, integrando todos los nuevos artículos que se publican en las páginas a las que estaban suscritos, en un mismo sistema.

Debido a que su uso había disminuido considerablemente en los últimos años, el 1 de julio de 2013, Google decide retirar el servicio.

A pesar de que los usuarios de Google Reader mostraron su indignación por el cierre y llegaron a recoger 38.000 firmas en 24 horas, al final no sirvieron de nada y el servicio se canceló.

1.7.- Búsqueda

A través de los servicios de Google se puede acceder de forma rápida al motor de búsqueda de Google sin teclear la dirección en la barra de navegación, este acceso se realiza a través de:

Búsqueda desde Gmail

Google se caracteriza por ser el buscador con más facilidad de uso. Su página principal presenta el logotipo de la empresa llamado Doodle (en ocasiones, adornado con imágenes que permiten recordar algún evento o realizar un homenaje a un determinado personaje), un cuadro de búsqueda (para introducir los términos a buscar) y algunos enlaces hacia otros servicios de la firma.

A la hora de realizar la búsqueda, existen dos grandes opciones:

Página principal de Google

  • Buscar con Google: El buscador presenta todos los resultados que encuentre en Internet.
  • Voy a tener suerte: Que redirige al usuario al primer resultado hallado.

Google dispone de una serie de trucos que permiten perfeccionar las búsquedas. Si el usuario quiere buscar una frase literal, por ejemplo, deberá escribir los términos entre comillas. Además, permite afinar la búsqueda según tipos de archivo específicos mediante Google Noticias, Google Imágenes, Google Vídeo, etc.

1.8.- Más y mucho más

Existen otra serie de servicios de Google menos conocidos, pero igual de interesantes. Como hemos visto, los más utilizados son Google Maps, Google Documentos, Google Drive o Google Calendar, pero tiene otros servicios que no conoces y que son muy útiles.

  • Earth View: Esta extensión nos ofrece una funcionalidad estética de forma que cuando abras una pestaña nueva en el navegador, en vez de mostrar una página vacía, lo que te mostrará son espectaculares imágenes a vista de pájaro como fondo, gracias a Earth View, hasta que entremos en alguna web.
  • Google Dictionary: Con esta extensión podrás sombrear o seleccionar una palabra y automáticamente un globo de diálogo te dará su definición y la posibilidad de escuchar cómo se pronuncia.
  • Google Keep: Esta herramienta se corresponde con el concepto de los «post it» llevados a Internet y sincronizados con el móvil. Una forma fácil de guardar notas, enlaces y otros datos rápidamente y tenerlos accesibles desde cualquier dispositivo con Internet.
  • Google Public Data Explorer: Muchas estadísticas registradas automáticamente de forma que podrás consultar datos como el desempleo, PIB, y demás datos que podremos ver incluso de forma personalizada en tablas.
  • Google Ngram Viewer: Parecida a la anterior, es una búsqueda de palabras clave en los libros publicados desde el año 1600. Con él, podrás buscar qué temas eran más populares en la literatura de cada año. Una herramienta de inestimable valor para investigadores.
  • Google Fonts: Servicio que permite añadir nuevas fuentes a nuestro ordenador para no usar las tipografías más utilizadas por el resto de usuarios.

2.- Configuraciones del perfil y la cuenta de Google

2.1.- Perfil

Tras crear una cuenta de Gmail, podrás editar todos los datos de tu perfil y bandeja de entrada, para ello debes acudir a:

Perfil Gmail

Podrás editar la visualización de tu bandeja de entrada, configurarlas y elegir el fondo entre los diferentes temas. Siempre dispondrás de una zona de ayuda para cualquier duda que te pueda surgir.

2.2.- Configuración de cuenta

El resto de configuraciones se encuentran en el menú configuración:

Una vez dentro de la configuración, tendrás acceso a modificar todas las opciones asociadas a tu cuenta Gmail. El sistema trae unas configuraciones por defecto, pero podrás adaptarlo a tus gustos.Configuración Gmail

Entre las cosas que podrás modificar se encuentran:

  1. Navegadores compatibles.
  2. Pantalla y accesibilidad.
  3. Notificaciones de correo electrónico.
  4. Crear una firma de Gmail.
  5. Cambiar la imagen de perfil de Gmail.
  6. Respuesta automática.
  7. Utilizar Gmail sin conexión.
  8. Filtros y direcciones bloqueadas.
  9. Organizar correos electrónicos.
  10. Buscar correos.

3.- Búsqueda, organización y filtrado en Google Drive

3.1.- Búsqueda

Una vez dentro de Google Drive, podrás encontrar archivos, documentos, hojas de cálculo y presentaciones buscando según los siguientes parámetros:

  1. Título del archivo.
  2. Contenido del archivo.
  3. Elementos destacados en imágenes, archivos PDF u otros archivos guardados en Drive.

En la parte superior, escribe una palabra o una frase en el cuadro de búsqueda, haz clic en la flecha para limitar tu búsqueda y rellena cualquiera de las siguientes opciones:

  • Tipo: Tipo de archivo, por ejemplo, documentos, imágenes o PDF.
  • Fecha de modificación: Fecha en la que se modificó un archivo por última vez.
  • Nombre del elemento: Busca solo en el nombre del archivo.
  • Contiene las palabras: Busca palabras y frases en el contenido de los documentos.
  • Propietario: Persona a la que pertenece el archivo.
  • Compartido con: Personas que pueden ver, comentar o editar el archivo.
  • Archivos ubicados en: Si el archivo está, por ejemplo, en la «Papelera» o en «Destacados».
  • Seguimiento: Indica si el archivo tiene tareas asignadas a ti, o sugerencias en archivos de tu propiedad.

En la parte inferior, haz clic en Buscar.

3.2.- Filtrado

También puedes ordenar y filtrar los resultados de búsqueda por nombre, última modificación o última apertura.

3.3.- Organización

En el panel de acceso a Google Drive, aparece una fila denominada «Acceso rápido» donde se muestran los archivos recientes y sugeridos.

  • Para abrir un archivo, haz clic sobre él.
  • Para ver más opciones, haz doble botón derecho sobre el archivo y se desplegará un menú con todas las funciones disponibles para el archivo.

Opciones archivo Google Drive

Debajo de archivos recientes se muestran las carpetas. Uno de los consejos de organización para Google Drive más fundamentales, es organizar los archivos en carpetas para mantener un control estricto y que tu Drive no se convierta en un caos.

Que los archivos se encuentren alojados en la nube, no significa que deba haber diferente organización a la que usas en tu PC.

4.- Panel de navegación. Mi unidad

Mi unidad es el lugar donde se almacenan todos los archivos y carpetas subidas o creados en Google Drive.

Los archivos se muestran en un panel separados según los siguientes tipos como vimos en el punto anterior (acceso rápido, carpetas y archivos).

Puedes elegir cómo mostrar los archivos, en forma de cuadrícula que muestra cada archivo con una vista previa de sus primeras páginas o en forma de lista, que muestra de un vistazo el propietario del documento y cuándo fue la última vez que se modificó.

Para crear nuevos archivos dentro de «Mi unidad» basta con pulsar el botón nuevo y seleccionar el tipo de archivo a crear.Nuevo en Google Drive

5.- Panel principal

A modo de resumen, vamos a ver la división del panel principal de Google Drive, según todos los puntos que hemos visto anteriormente:

  • Cuadro de búsqueda de Drive: Basta con escribir cualquier término introducido en nuestros documentos para que devuelva resultados. Esto es una herramienta de gran valor para los desorganizados, ya que este poderoso buscador encontrará lo que buscamos.
  • Zona de navegación: En la parte izquierda de la ventana de trabajo se encuentra el panel de navegación, que cumple funciones muy importantes:
    • Desde el botón Nuevo podemos desarrollar nuevos documentos según los formatos nativos de Google Drive.
    • Al pulsar sobre cualquiera de los elementos clasificadores de la lista, el contenido se muestra en la ventana principal.
    • Se muestra un resumen del espacio de almacenamiento disponible.
  • Configuraciones: Acceso al resto de aplicaciones disponibles en Google, acceso a la privacidad de la cuenta, diferentes modos de vista y configuraciones.
  • Panel central: Se encuentra el grueso de los documentos archivados en la nueva y todas las acciones que se pueden realizar con ellos: crear carpetas, subir archivos, crear diferentes tipos de documentos permitidos.

6.- Visualización y configuraciones

Como hemos mencionado anteriormente, Google Drive dispone de dos tipos de visualizaciones (lista y cuadrícula):

  • Lista: Muestra el nombre del archivo, el propietario, la última modificación y el tamaño del archivo.Vista cuadrícula Drive
  • Cuadrícula: Muestra el título del archivo y la última modificación que has realizado. Además, los archivos se dividen entre acceso rápido, carpetas y archivos.Vista lista Drive

Desde el icono de la rueda, se puede acceder a las configuraciones generales de Google Drive:

Configuración Google Drive

6.1.- General

Puedes activar la conversión de archivos, cambiar el idioma, activar el modo sin conexión y cambiar la densidad en pantalla. El trabajo sin conexión te permite editar los documentos, aunque no tengas conexión a Internet.

  • Almacenamiento: Resumen del almacenamiento disponible.
  • Conversión de archivos: Determina si los documentos que subes a Google Drive se convierten al formato de Google o se almacenan en formato original. Como la conversión se puede realizar más tarde, nuestro consejo es que desactives esta casilla de verificación.
  • Idioma: Modificar la configuración de idioma.
  • Densidad: Permite mejorar la visualización del contenido. Google Drive no cambia el tamaño de la letra, pero comprime los elementos en pantalla para ajustarlos a la ventana. En pantallas grandes puedes utilizar el modo «Normal», pero si trabajas en pantallas pequeñas, como tablets o smartphones, lo mejor es utilizar la vista «Cómoda» o «Compacta». Puedes cambiar los modos y observar en directo cómo el contenido se ajusta o se expande.
  • Acceso rápido: Acceder a los archivos importantes cuando lo necesites.
  • Crear una carpeta de Google Fotos: Al activar esta opcion, las fotos de Google se colocan automáticamente en una carpeta de Mi unidad.
  • Política de privacidad: Aquí encontrarás todos los aspectos legales de la plataforma.

6.2.- Administrar aplicaciones

Te permitirá editar todos los parámetros de las aplicaciones conectadas con Drive.

6.3.- Conclusión

Google Drive es una potente herramienta que te permite tener todos tus archivos organizados.

Dispone de un potente motor de búsqueda, de forma que puedes encontrar todos tus archivos de forma muy rápida y sencilla.

Además, con una sola cuenta de Gmail, tendrás acceso a todas las aplicaciones de Google.

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