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Unidad 4 – Servicios adicionales de Google

01/05/2020
Unidad 4: Servicios adicionales de Google

1.- Gmail

1.1.- Objetivos

En esta unidad conocerás los detalles de los servicios adicionales que proporciona Google.

Podrás hacer uso de ellos y sacarles el máximo partido. Aprenderás trucos para:

  • Organizar tu correo.
  • Organizar tu agenda.
  • Almacenar tus fotos.
  • Realizar búsquedas más concretas.

1.2.- Sin carpetas

Supongo que a estas alturas ya conocerás qué es Gmail, pero vamos a repasarlo de todas formas.

Gmail es el servicio gratuito de correo electrónico de Google, debido a que cuenta con el respaldo de esta potente marca, fusiona las mejores funciones del correo electrónico habitual con el motor de búsquedas de Google. Ofrece 15 Gb de capacidad de almacenamiento compartido con Drive y Fotos de Google.

Recuerda que el almacenamiento es gratuito e ilimitado siempre que las fotos sean menores de 16 MP y los vídeos inferiores de 1080 p.

Para que te hagas una idea, Gmail es la herramienta de Google más usada después del buscador, con más de 1000 millones de usuarios.

Enviar un correo electrónico desde una cuenta de Gmail es muy sencillo, ya que la plataforma guarda los contactos creando una libreta de fácil acceso desde la bandeja de entrada.

Sus protocolos de seguridad te defienden de correos basura o maliciosos.

Una vez accedes a tu cuenta de Gmail, en la parte central se muestra la bandeja de entrada, donde en un listado aparecen todos tus mensajes.Bandeja de entrada de Gmail

En la parte izquierda se muestra un resumen de todas las carpetas en las que puedes archivar tus mensajes. Por defecto, el sistema tiene creadas las carpetas:

  • Recibidos: Es la carpeta donde, por defecto, inicialmente se ubican todos los mensajes recibidos.
  • Destacados: Se guardan los mensajes etiquetados como destacados.
  • Importante: Se guardan los mensajes etiquetados como importantes.
  • Enviados: Automáticamente en esta carpeta se guardan todos los mensajes enviados.
  • Borradores: Se guardan todos los mensajes mientras los estás redactando para que, si surge algún imprevisto, no se pierda el contenido.
  • Chats: Se guarda un histórico de todos los mensajes intercambiados a través del chat.
  • Todos: Registro de todos los mensajes.
  • Spam: Si el sistema detecta algún correo de un remitente sospechoso lo guarda en esta carpeta.
  • Papelera: Se guardan todos los mensajes eliminados para que haya posibilidad de recuperarlos.Opciones menú Gmail

Te recomendamos organizar tus correos en carpetas, ya que es más fácil organizarse teniendo cada elemento en su lugar y mantener siempre la bandeja de entrada limpia.

Para crear una carpeta, en la parte inferior izquierda pulsa el botón «Más»:

Nueva etiqueta Gmail

Aparecerá una ventana en el centro de la pantalla desde la que deberás nombrar la carpeta que estás creando e indicar si quieres que esté contenida dentro de alguna otra, en ese caso, deberás seleccionar la carpeta en cuestión.Etiqueta nueva Gmail

Como curiosidad, existen infinitos métodos para organizar la bandeja de entrada, pero es famoso en la red el método propuesto por el portal «Fast Company» basado en cinco carpetas clave, es una forma sencilla, rápida y flexible de organizar el mail en un par de clics. Estas cinco carpetas serían:

  • Bandeja de entrada: Se almacenan los mails recibidos y en ella nada debe permanecer mucho tiempo, tienes que intentar mantenerla a cero. Aquí solo puede quedar aquello que se vaya a responder de forma inmediata.
  • Hoy: Se almacenan los mensajes que tienen que ser respondidos en las últimas 24 horas.
  • Esta semana: Mails que requieren ser contestados a lo largo de esta semana, cuando tengas un hueco.
  • Este mes / trimestre: Mails que requieran atención a medio/largo plazo.
  • FYI (siglas de «for your information»): Mails con información importante que puedes necesitar consultar en un futuro.

No se trata de un método difícil de llevar, pero cuesta un poco acostumbrarse a él, sobre todo si hasta ahora llevabas una dinámica de organización muy cerrada o no seguías ninguna dinámica.

1.3.- Conversaciones

Gmail permite organizar el correo que recibimos por conversaciones del mismo asunto, de forma que, agrupa las respuestas en conversaciones y muestra el mensaje más reciente en la parte inferior de la conversación, muy útil ya que siempre podemos volver a cualquier correo anterior de la «conversación».

Si se cambia el asunto de la conversación, o bien si ésta suma más de 10 correos, se crea otra conversación aparte.

Esto es muy útil si cuentas con un gran volumen de recepción de correo, ya que facilita mucho la lectura.

Por defecto, Gmail trae esta opción habilitada, pero se puede configurar desde:

  1. Configuración.
  2. «Vista conversación». Habilitar (en caso de que quieras que se agrupen) o inhabilitar (en caso de que no quieres que se agrupen) vista de conversación.
  3. Guardar cambios.

1.4.- Entorno de trabajo

El entorno de trabajo de Gmail es muy sencillo e intuitivo. En una sesión de trabajo habitual podremos llevar a cabo las siguientes acciones:

  • Examinar la bandeja de entrada: Basta con acceder con tu usuario y contraseña y visitar tu bandeja de entrada.
  • Leer los mensajes nuevos: Para leer los mensajes debes pulsar encima del título del mensaje o bien del nombre del remitente.
  • Redactar mensajes nuevos: En la parte izquierda de la pantalla pulsa el botón Redactar y comienza a escribir tu correo. Una vez escrito pulsa el botón Enviar.Redactar e-mail en Gmail
  • Seleccionar un mensaje y realizar algún tipo de acción con él: A continuación te mostramos todas las acciones que se pueden realizar con un mensaje:Enviar un e-mail Gmail
  • Enviar un mensaje instantáneo por el chat a un contacto que esté conectado: El correo de Gmail, por defecto, lleva habilitado un servicio de chat que te permitirá conversar en tiempo real con todos tus contactos. Al lado del nombre de cada uno de ellos aparece un punto, si tienen el punto verde quiere decir que están disponibles. Existen estados como ocupado o ausente. Si deseas mantener una conversación con alguno de ellos solo tienes que pinchar sobre el nombre y automáticamente se abrirá una ventana para mantener la comunicación.Chat de Gmail

El entorno de trabajo de Gmail es personalizable y permite seleccionar un tema para hacer la interfaz más amigable y adaptada a tus gustos.Temas Gmail

1.5.- Avanzado: operadores

Le puedes sacar todo el partido a Gmail usando los operadores para buscar entre tus mensajes.

La premisa de Gmail es que el usuario no tire nada, sino que almacene y busque, lógico si pensamos que Gmail es un servicio de Google (el buscador más utilizado en la actualidad).

Los operadores, según Gmail, son palabras en inglés o símbolos que se utilizan en las consultas y que llevan a cabo acciones especiales en el sistema de búsqueda, los cuales son combinables entre sí.

Para usarlos hay que escribir el operador seguido de dos puntos «:» y a continuación (sin ningún espacio intermedio) la palabra que deseamos utilizar, por ejemplo, una palabra, un correo o una extensión de un archivo. Algunos de ellos son los siguientes:

  • Remitente: from:
  • Destinatario: to:
  • Palabras del asunto: subject:
  • Combinación de condiciones: from: OR from:

Para más información puedes consultar la ayuda de Google.

Un aspecto a destacar es que no abarcan ni la carpeta de Spam ni la Papelera.

2.- Calendar

2.1.- Calendarios

Google presta, por defecto, el servicio gratuito de Google Calendar, de manera que puedes compartir con otros usuarios tus eventos.

Es el calendario digital más usado a nivel mundial.

El usuario puede tener varios calendarios, incluso etiquetarlos por colores, de forma que los eventos de cada color se correspondan con un calendario concreto.

Calendarios Google Calendar

2.2.- Integración con Gmail

Por defecto, Gmail está integrado con Google Calendar, una vez accedes a tu cuenta Gmail, ya se encuentra disponible el servicio de Google Calendar, al igual que el resto de herramientas de la compañía.

Para acceder basta con pulsar en el icono de Calendar del menú de herramientas.Calendar desde Gmail

Una vez dentro, se presenta el calendario con los diferentes eventos programados, según la vista seleccionada.

2.3.- Entorno de trabajo

Google Calendar, al igual que el resto de herramientas de la compañía, dispone de una interfaz amigable y de uso muy sencillo que te ayudará a organizar tus tareas y evitar olvidos.

Se muestra en una única vista e incorpora los eventos y días marcados personalmente, los que como opción podrás añadir días marcados en otros calendarios disponibles.

Por defecto, muestra tres calendarios:

  1. Uno personal con tu nombre de usuario de Google.
  2. Otro de cumpleaños.
  3. Otro de recordatorios.

Cada calendario muestra sus entradas de un color determinado que puede personalizarse.

De manera opcional, puedes crear tantos calendarios como necesites configurar.

Para crear calendarios puedes hacerlo desde el botón Crear Calendario o bien desde el desplegable de Mis calendarios / Crear un calendario. También desde este menú puedes editar la configuración del mismo.Crear calendario

Desde la configuración puedes editar todos los parámetros asociados al calendario.

  • Pestaña general: Para editar parámetros como, por ejemplo, idioma, país, zona horaria, formato de hora y fecha, notificaciones, etc.
  • Pestaña calendarios: Para editar parámetros específicos de cada calendario como, por ejemplo, cuál mostrar, de cuál recibir notificaciones o de cuál cancelar la suscripción.
  • Pestaña Labs: Google Calendar Labs es un campo de pruebas para las funciones experimentales que aún no están preparadas para incorporarse oficialmente a la aplicación. Pueden cambiar, fallar o desaparecer en cualquier momento.Configuración Google Calendar

Al igual que puedes realizar acciones sobre todos «Tus calendarios», también puedes realizar acciones sobre cada uno de ellos de forma independiente, para ello, pulsa sobre el calendario deseado y despliega el menú con todas las opciones disponibles.Opciones calendarios

2.4.- Crear eventos

Puedes crear eventos que te avisen llegado el día o con unos días de antelación. Para crear eventos puedes hacerlo de dos formas:

  1. Desde el botón crear.Botón crear Google Calendar
  2. Pulsando en el calendario sobre el día deseado.Crear evento Calendar

Te contamos un par de curiosidades sobre Google Calendar:

  • Una función muy interesante es la de añadir archivos a los eventos, por ejemplo, un PDF. Para ello el archivo tiene que estar disponible en Google Drive, habría que seleccionar la opción «Adjuntar archivo» al crear el evento.
  • Desde la versión móvil y siempre que esté activada la ubicación en el móvil, bastará con que pulses sobre la dirección en el evento para que la aplicación de mapas se abra y sepas cómo llegar de un punto a otro. Para añadir la localización, hay que incorporar la dirección antes de guardarlo en la agenda cuando se cree un evento.

2.5.- Crear espacios par citas

Esta función solo está disponible para las cuentas de Google Calendar de trabajo o de centros académicos.

Podrás configurar citas en tu calendario para que otros usuarios las reserven. Por ejemplo, para reserva de tutorías.

Para hacerlo, abre Google Calendar con tu cuenta de trabajo o centro académico y pulsa sobre un día. A continuación, haz clic en el espacio para citas y crea la cita.

También podrás configurar espacios para citas, invitando a otras personas a que reserven horas enviándoles un enlace a tu página de espacios de citas.

3.- Fotos

3.1.- Álbumes web

Este término se refiere al servicio de almacenamiento que utilizaba la aplicación de Picasa para almacenar todas las fotos categorizadas para que el usuario pudiera compartir fotos de forma fácil y rápida con otros usuarios o explorar fotos públicas.

3.2.- Picasa

Lamentablemente, en el año 2016, Google decidió eliminar el servicio de esta aplicación debido a la aparición del nuevo servicio de fotos de Google, llamado «Google Fotos» y centrarse en su desarrollo.

Una aplicación más inteligente adaptada a los diferentes dispositivos.

3.3.- Gestión de fotos

Para acceder a Google Fotos, una vez registrado tu cuenta de Google, sigue las siguientes instrucciones:

  1. Pulsa sobre el menú de herramientas de Gmail.Google Fotos desde Gmail
  2. Una vez has accedido puedes subir todas las fotos que desees, categorizarlas por álbumes o crear álbumes compartidos.Google Fotos
  3. Para subir una foto puedes arrastrarla o pulsar el botón de «Subir» y una vez cargada la foto te saldrá una pantalla para elegir el tamaño.
    Recuerda que si la subes a tamaño original se gastará espacio de almacenamiento de los 15 Gb.Elegir tamaño foto Google Fotos
  4. Para ver el detalle de la foto basta con pulsar encima de ella. En la esquina superior derecha podrás realizar acciones sobre la misma.Opciones foto Google Fotos
    • Compartir imagen.
    • Añadir a un álbum o crear uno.
    • Pedir fotos.
    • Eliminar imagen.
    • Más opciones.
      • Descargar.
      • Marcar como favorita.
      • Cambiar fecha y hora.
      • Editar ubicación.
      • Archivar.Más opciones Google Fotos

Te recomendamos almacenar las fotos en álbumes para tenerlas bien organizadas.

Además de las acciones a realizar sobre las fotos de forma individual, también dispones de las siguientes herramientas sobre Google Fotos:Opciones Google Fotos

3.4.- Herramientas

A finales del año 2016 se actualizó la aplicación con nuevas herramientas para editar las imágenes.

A través de la herramienta de filtros, podrás establecer los siguientes parámetros:

  1. Seleccionar uno de los filtros disponibles.
  2. Editar los parámetros a mano.
  3. Girar la imagen.

4.- Reader

4.1.- Feeds

Debido a la disminución del uso de este servicio, en julio de 2013, Google decidió cerrar su lector de feeds llamado Google Reader.

Esta herramienta estaba enfocada a redireccionar todas las noticias y novedades de las webs o blogs que sigues habitualmente, a una misma página, evitando que el usuario perdiera tiempo navegando por Internet.

4.2.- Entorno de trabajo

Como todas las herramientas de Google, Reader disponía de un entorno de trabajo amigable.

Aunque Google Reader marcó un antes y un después en los lectores de RSS, nacieron otras alternativas, siendo Feedly su sucesor más famoso.

A pesar de eso, también existen otras alternativas a esta aplicación como:

  • Inoreader: Es gratuito, con una interfaz fácil y tiene la posibilidad de compartir en RSS. Además, te permite tener todos tus feeds sincronizados gracias a sus aplicaciones para Android e iOS.
  • NewsBlur: Tiene buena variedad de temas predeterminados, te permite crear tu propia lista y ofrece diferentes tipos de lectura.
  • G2Reader: Permite compartir en redes sociales, dispone de una versión gratuita y otra premium. Solo dispone de aplicación para Android.
  • AOL Reader: Es gratuito. Dispone de aplicación para iOS y Android y tiene la opción de lecturas recomendadas.

4.3.- Suscripciones

Aprovechando el cierre de la herramienta, fueron muchos los servicios que decidieron facilitar a los usuarios la migración de sus feeds subiendo un archivo «OPML» que Google proporciona a través de Google Takeout o bien con algún proceso de migración directa como el que ofrece Feedly, por ejemplo.

5.- Búsqueda. Búsqueda avanzada

Prácticamente todo el mundo sabe buscar en Google pero, ¿alguna vez te has preguntado si existen comandos especiales de búsqueda avanzada en Google?

Normalmente, la información que te aportan las búsquedas normales, suele ser suficiente, pero si necesitas una información más concreta, necesitarás afinar más los términos de la búsqueda.

Google dispone de unos comandos que te ofrecen un nivel de segmentación más específico, algunos de ellos son:

  • Búsqueda entre comillas o búsqueda exacta (» «): Solo se mostrarán aquellos valores que contengan la frase exacta que está entre las comillas.
  • Comando asterisco (*): Devuelve resultados que contengan la frase exacta sustituyendo el asterisco por otras palabras clave.
  • Comando guión (-): Incluye resultados que contengan una palabra, pero no la otra, por ejemplo, formación-desempleados, devuelve resultados que contengan la palabra formación, pero no la palabra desempleados.
  • Comando barra vertical (|): Sustituye a «o». Devuelve resultados que contengan una palabra o la otra.
  • Operador site:dominio: Devuelve todas las páginas que el buscador ha rastreado en un dominio determinado. Si añadimos una cadena de palabras, Google nos muestra solo las páginas de ese dominio que contengan los términos especificados. Por ejemplo: site:Facebook.com Coca-Cola, muestra todo lo que se está diciendo en Facebook sobre Coca-Cola.

6.- Más y mucho más

Sabías que a principios de cada año, Google hace una selección de las mejores aplicaciones que se han publicado en Google Play, y otorga una serie de permisos a sus creadores. Serían lo equivalente a los Óscar de Android. Entre las 13 categorías se encuentran:

  • Indie destacado
  • Startup destacada
  • Mejor experiencia de Android Wear
  • Mejor experiencia en el televisor
  • Mejor experiencia de realidad virtual
  • Mejor experiencia de realidad aumentada
  • Mejor aplicación para niños
  • Mejor juego multijugador
  • Mejor aplicación
  • Mejor juego
  • Mejor experiencia de accesibilidad
  • Mejor impacto social
  • Mejor app

6.1.- Conclusión

El gigante de Internet ofrece un montón de servicios adicionales que te ayudarán a mantener tu información organizada y que harán tu vida más fácil.

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