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Unidad 6: Mi unidad en Google Drive

01/05/2020
Unidad 6: Mi unidad en Google Drive

1.- Introducción y objetivos

Los objetivos de esta unidad son:

  • Aprenderás a crear carpetas con Google Drive.
  • Serás capaz de organizar todas las carpetas de tu Google Drive para sacarle el máximo partido.
  • Sabrás cómo eliminar todas las carpetas para aprovechar bien tu espacio de almacenamiento.
  • Aprenderás a recuperar archivos eliminados.

2.- Crear carpetas

Como comentamos en la unidad anterior, para tener todos tus documentos bien organizados y ahorrar tiempo, es indispensable que organices todos tus contenidos en carpetas. A continuación, te enseñaremos cómo puedes crear carpetas.

Para crear una carpeta en tu Drive, debes pulsar el botón «Nuevo / Carpeta» y darle el nombre deseado:

Nueva carpeta Google DriveNombrar carpeta en Drive

De esta forma aparecerá la nueva carpeta en tu árbol de carpetas y en la pantalla principal.Carpeta nueva Google Drive

Para eliminar o realizar alguna acción en esa carpeta debes de colocarte encima de ella con el ratón y pulsar botón derecho, a continuación, se mostrará un  menú con todas las acciones disponibles para esa carpeta.

Opciones carpeta Google Drive

Vamos a ver cada una de ellas:

  • Abrir con: Te sugiere aplicaciones para abrir los archivos y da la posibilidad de conectar con otras aplicaciones sugeridas por Google.
  • Compartir: Es la opción elegida en caso de que quieras compartir el archivo o carpeta con algún usuario. Lo puedes hacer a través de su nombre o correo electrónico (en ese caso le llegará un aviso al correo del usuario) u obtener un enlace para enviarlo, por ejemplo, por el chat.Compartir carpeta en Google Drive
  • Crear enlace para compartir: Te crea un enlace para compartir el archivo y que podrás enviar a otros usuarios.Enlace para compartir carpeta Drive
  • Añadir acceso directo a Drive: Guardará el archivo o carpeta en el directorio raíz de tu unidad.Añadir acceso directo a Drive
  • Añadir o quitar de destacados: El archivo o carpeta aparecerá entre los destacados.
  • Cambiar de color: Esta opción es muy útil visualmente. Sirve para asignarle colores a las carpetas con el fin de identificarlas rápidamente con un contenido en particular.Cambiar color Google Drive
  • Cambiar nombre: Para modificar el nombre del archivo o carpeta. Te recomendamos usar nombres de carpeta o de archivo representativos de la información a la que representan. Lo ideal es que sigas unas pautas que tú mismo establezcas para aplicarlo siempre en todos los archivos y así que tu sistema sea consistente y coherente.Cambiar nombre Google Drive
    A continuación, te damos unas pautas para ayudarte a la hora de crear un sistema de nombres eficaz:

    • Utiliza nombres cortos y breves. Son más manejables y directos.
    • Usa abreviaturas comunes para describir el contenido de la carpeta o archivo.
    • Agrupa por nombre de proyecto, cliente, o por año.
    • Evita las carpetas con demasiadas subcarpetas.
    • Alterna mayúsculas y minúsculas para resaltar ciertas partes del nombre.
    • Utiliza símbolos especiales o de puntuación para destacar o remarcar.
  • Ver detalles: Muestra detalles del documento o carpeta como tipo de archivo, tamaño, dónde se encuentra ubicado o fecha de creación.Ver detalles Google Drive
  • Descargar: Para descargar el archivo o la carpeta al disco duro del dispositivo que estés usando.Descargar archivo o carpeta de Google Drive
  • Quitar: Para eliminar los archivos o carpetas de tu Drive y enviarlos a la papelera de reciclaje.

Es probable que en tu Drive tengas muchos archivos que no han sido creados por ti, pero sí compartidos contigo. Estos archivos no podrás eliminarlos, pero sí eliminar tu suscripción a ellos. Para ello debes ir al punto del menú «Compartido conmigo», hacer clic con el botón derecho encima del documento y pulsar «Eliminar». Aunque lo elimines, los colaboradores aún podrán acceder al archivo eliminado.

Otra sugerencia es que la forma más cómoda de mover cada documento a una carpeta concreta, es arrastrar dicho documento por la pantalla hasta la carpeta deseada.

Un truco es que uses el panel izquierdo de navegación para mover elementos a cualquier carpeta de Google Drive.

Al igual que se pueden realizar ciertas acciones para la versión online, también se puede realizar para las versiones móviles (Android y iPhone o iPad).

Para crear una carpeta en las versiones móviles, tienes que abrir la aplicación en Google Drive y en la parte inferior derecha pulsar añadir / carpeta. Escribe el nombre de la carpeta y pulsa aceptar.

Para mover un archivo a una carpeta, debes abrir la aplicación y hacer clic en «Más» junto al nombre del elemento y tocar mover para elegir o crear una carpeta. También puedes mantener pulsado el elemento a mover y arrastrarlo a una carpeta.

3.- Organizar carpetas

Vamos a darte unas pistas de cómo organizar tus carpetas. Como vimos en el punto anterior, es importante elegir un buen nombre de carpeta, pero también es importante la forma de organizarlas.

Lo ideal es que tengas a mano los archivos y carpetas en los que más trabajes.

Poner colores en las carpetas es la forma de destacar, distinguir o resaltar los archivos o carpetas más importantes.

Puedes acordar un sistema visual de colores parecido, te ponemos un ejemplo:

  • Rojo: Carpetas con documentos y ficheros de clientes actuales sobre los que tienes que realizar tareas.
  • Azul: Datos e información relacionada con tu equipo o temas de empresa.
  • Verde: Carpetas y ficheros con datos personales.

Sabemos lo difícil que puede llegar a ser tenerlo todo bien organizado, por lo que es también muy interesante que le saques el máximo partido a los buscadores. Ya que hoy en día los motores de búsqueda están muy afinados, es muy importante saber buscar bien.

El truco para buscar bien está en haber nombrado bien los archivos, ya que eso te facilitará enormemente la búsqueda, y poder encontrar cosas en cuestión de segundos.

Es importante buscar por fechas, adjuntos, remitentes, nombre exacto o búsquedas frecuentes. Todo esto refuerza la organización y hace que no pierdas tiempo buscando sino encontrando.

Google Drive tiene una capacidad de almacenamiento alta (15 Gb gratuitos) es muy habitual ir acumulando archivos que no sirven para nada.

Lo ideal es hacer una revisión cada cierto tiempo (por ejemplo cada 6 meses) para eliminar todo lo que no sirve. Si te da reparo eliminarlo, siempre puedes almacenarlo en un disco duro para evitar que ocupe espacio en la nube o contratar un plan extra de almacenamieto.

Al igual que el resto de acciones que hemos ido viendo a lo largo del curso, cumpliendo las normas de accesibilidad, los lectores de pantalla también permiten buscar archivos y ordenarlos. Vamos a ver cómo llevar a cabo cada una de estas acciones:

  • Buscar en Drive con lector de pantalla:
    1. Para ir al cuadro de búsqueda pulsa / (barra inclinada).
    2. Escribe los términos que quieras encontrar y pulsa Intro. El enfoque se coloca en la lista de archivos y de carpetas que coinciden con tus términos de búsqueda.
    3. Usa las teclas de flecha para desplazarte por los resultados de búsqueda.
  • Hacer una búsqueda avanzada con lector de pantalla:
    1. Para ir al cuadro de búsqueda pulsa / (barra inclinada).
    2. Para ir al menú de opciones de búsqueda, pulsa Tabulación y luego Intro.
    3. Define mejor tu búsqueda mediante los menús y los campos de texto del cuadro de opciones de búsqueda.
    4. Desplázate hasta el botón de búsqueda y pulsa Intro. El enfoque se coloca en la lista de archivos y de carpetas que coinciden con tus términos de búsqueda.
    5. Usa las teclas de flecha para desplazarte por los resultados de búsqueda.
  • Ordenar archivos con lector de pantalla:
    1. Pulsa r para abrir el menú «Ordenar».
    2. Usa las teclas de flecha hacia arriba o hacia abajo para desplazarte por el menú. Escucha si el lector dice «seleccionado» o «no seleccionado» cuando navegues por las opciones de ordenación como «Nombre» o «Última modificación».
    3. Para seleccionar una opción de ordenación pulsa Intro. El enfoque vuelve a la lista de archivos y carpetas.

4.- Eliminar carpetas

Es fundamental para llevar un buen mantenimiento de tu almacenamiento en la nube, que de vez en cuando, elimines carpetas de tu unidad. Para ello debes hacer clic con el botón derecho en la carpeta que quieras eliminar y pulsar «Quitar».

Cuando eliminas una carpeta de tu unidad de Drive, ésta y todos los archivos que contiene, se depositan en la papelera. La carpeta permanecerá allí hasta que vacíes la papelera (no es como Gmail que se vacía automáticamente cada 30 días). Llegado este punto se pueden dar dos casos:

  • Si eres el propietario de la carpeta, las personas con las que hayas compartido podrán hacer una copia.
  • Si no eres el propietario, únicamente se eliminará de tu entidad, pero el resto de usuarios podrán seguir viéndola.

Te interesará saber que, si envías un elemento a la papelera por error, siempre podrás restaurarlo. Para ello, tendrás que acudir al menú de navegación «Papelera» y hacer clic con el botón derecho del ratón encima de la carpeta y elegir la opción «Restaurar». El sistema te colocará la carpeta en la misma ubicación que la tenías antes de haberla eliminado.Restaurar de la papelera Drive

En caso de que no seas el propietario del archivo y quieras usarlo debes hacer una copia del archivo (Archivo / Crear copia) o ponerte en contacto con el propietario para que lo restaure.

También puedes eliminar una carpeta definitivamente de tu sistema, para ello debes acudir al menú de navegación, «Papelera» y hacer clic con el botón derecho del ratón encima de la carpeta y elegir la opción «Eliminar definitivamente».Eliminar definitivamente Google Drive

Otra forma de eliminar los archivos definitivamente, es vaciar la papelera completa. Para ello, debes ir a la parte superior, al menú «Papelera / Vaciar papelera».

Vaciar papelera Google Drive

Después de eliminar un archivo o carpeta definitivamente o vaciar toda la papelera, cualquier persona con la que lo hayas compartido, dejará de tener acceso a él. Si quieres que otros usuarios puedan ver el archivo a pesar de que tú lo hayas eliminado, debes transferir la propiedad a otra persona de la siguiente manera:

  • Botón derecho encima del archivo.
  • Haz clic en compartir.
  • Haz clic en Avanzada.
  • A la derecha del nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo.
  • Haz clic en Es propietario.
  • Haz clic en Guardar cambio.

Ten en cuenta que cuando conviertas a otra persona en propietaria de un archivo, no podrás:

  1. Transferir la propiedad el archivo (ni siquiera volver a asignártela a ti).
  2. Eliminar el archivo definitivamente de Google Drive.

Los tipos de archivo que se pueden transferir son:

  • Documentos de Google.
  • Hojas de cálculo de Google.
  • Presentaciones de Google.
  • Formularios de Google.
  • Dibujos de Google.
  • Google My Maps.
  • Carpetas.

Por defecto, Google te asigna la propietariedad de todos los archivos y carpetas que creas o que subes a dicho servicio.

Aun así, te has preguntado qué pasa con los archivos que has borrado definitivamente, ¿podrás recuperarlos? La respuesta es sí, pero no es inmediato, depende del tiempo en el cual haya efectuado la eliminación definitiva.

  1. Si tu cuenta está asociada a Gmail debes consultar este enlace.
  2. Si, por el contrario, tu cuenta es de tipo empresarial o centro educativo, debes ponerte en contacto con tu administrador, ya que puede llevar a cabo acciones para poder restaurar tus datos hasta 25 días desde la fecha de eliminación.

5.- Conclusión

Como has visto a lo largo de esta unidad, Google Drive, gracias a su gestión de carpetas, te permite tener toda tu información categorizada y organizada sin hacer uso del espacio de tu disco y haciendo uso de sus 15 Gb de almacenamiento gratuito.

Los nombres de las carpetas y los archivos son el pilar fundamental para poder sacar el máximo partido a su potente buscador y encontrar lo que buscas en un solo clic. Además, tendrás a salvo tus archivos, aunque los hayas enviado a la carpeta gracias a su opción de recuperación.

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