Saltar al contenido

Unidad 7: Gestión de los archivos en Google Drive

02/05/2020
Unidad 7: Gestión de los archivos en Google Drive

1.- Gestión de los archivos en Google Drive

1.1.- Objetivos

Una vez finalizada esta unidad serás capaz de:

  • Gestionar todos tus archivos almacenados en Drive.
  • Descargar archivos a cualquier tipo de soporte.
  • Clasificarlos y ordenarlos.
  • Renombrarlos.
  • Eliminarlos.

1.2.- Introducción

En el punto anterior hemos hablado de todo lo referente a la gestión de carpetas, pero, como sabes, en Google Drive, además de carpetas, también se pueden gestionar diferentes tipos de archivos. ¿Te has preguntado alguna vez la diferencia entre lo que es un archivo y una carpeta? A continuación, te la contamos:

  • Una carpeta: Es un tipo de archivo especial, que tiene la capacidad para contener otros archivos o incluso otras carpetas. Están pensadas para organizar la información. Suele ir identificada por un nombre que se corresponde con su contenido.
  • Un archivo: Es un conjunto de datos almacenados en un dispositivo que mantiene un registro de información. Al igual que las carpetas, van identificados por un nombre, pero éstos también disponen de una extensión que indica el tipo de archivo que es, por ejemplo, .doc, .xls o .pdf.

El punto fuerte de Google Drive reside en la posibilidad de compartir los archivos con otros usuarios y trabajar de forma colaborativa. Pero… ¿y si en algún momento quieres dejar de compartir esos archivos? No te preocupes, te contamos cómo hacerlo.

Drive te da la posibilidad de dejar de compartir en cualquier momento los archivos o impedir que las personas cn las que lo hayas compartido lo cambien o lo compartan.

1.3.- Eliminar un enlace a un archivo

Al eliminar un enlace, lo podrán seguir viendo los usuarios con los que lo tengas compartido, pero no los usuarios a los que les hayas enviado el enlace.

  1. Abre el archivo.
  2. Haz clic en «compartir».
  3. Junto a «Cualquier usuario que reciba el enlace», haz clic en la flecha hacia abajo.
  4. Haz clic en «Más».
  5. Haz clic en el círculo junto a «Desactivado»: determinados usuarios.
  6. Haz clic en «Guardar».
  7. Haz clic en «listo».

1.4.-Eliminar un archivo compartido

Las opciones al eliminar un archivo compartido dependerán de:

  • Si eliminas un archivo compartido del que eres propietario:
    1. Los usuarios que puedan ver, comentar o editar el archivo podrán realizar una copia de éste hasta que lo elimines definitivamente.
    2. Para eliminar definitivamente el archivo, localízalo en la papelera, haz clic en él y, a continuación, haz clic en «Eliminar para siempre», «Eliminar».
  • Si eliminas un archivo compartido del que no eres propietario:
    1. Se eliminará de tu servicio Drive, pero otros colaboradores podrán seguir accediendo a él.
    2. Para recuperar el archivo, abre un enlace que dirija al archivo a continuación haz clic en «Archivo» a continuación «Añadir a Mi unidad».

1.4.- Impedir que otros usuarios compartan tus archivos

De forma predeterminada, las personas con permiso de edición sobre tus archivos también podrán compartir el archivo, añadir o eliminar usuarios y copiar, imprimir y descargar el archivo.

Para evitar que las personas con permisos puedan llevar a cabo estas acciones:

  1. Haz clic en «Compartir» o en el icono Compartir.
  2. En la parte inferior derecha, haz clic en «Avanzada».
  3. Marca la casilla situada junto a «No permitir descargar, imprimir o copiar elementos a lectores y personas que añaden comentarios».
  4. Haz clic en «Guardar cambios».
  5. Haz clic en «Listo».

1.5.- Impedir que otros usuarios compartan tus archivos compartidos

Si compartes un archivo, su propietario o cualquier persona con acceso de edición podrá cambiar la configuración para compartirlo. Si quieres compartirlo solo tú y que nadie más pueda compartirlo:

  1. Haz clic en «Compartir» o en el icono Compartir.
  2. En la parte inferior derecha, haz clic en «Avanzada».
  3. Marca la casilla junto a «Evitar que los editores cambien el acceso y añadan a nuevos usuarios».
  4. Haz clic en «Guardar cambios».
  5. Haz clic en «Listo».

En el caso de que dispongas de una cuenta de Google de trabajo o de centro educativo, además de todo lo anterior puedes permitir que un usuario acceda a un archivo solo durante un tiempo limitado:

  1. Haz clic en «Compartir» o abre el archivo y haz clic en Compartir.
  2. En la parte inferior derecha del cuadro «Compartir con otros», haz clic en «Avanzada».
  3. En «Quién tiene acceso», busca la persona o el grupo cuyo tiempo de acceso quieras limitar y haz clic en la flecha hacia abajo.
  4. Selecciona «Establecer caducidad» en la lista.
  5. Haz clic en «Guardar cambios».

2.- Descargar archivos

Todos los archivos que tienes almacenados en tu unidad pueden ser descargados desde un ordenador, un dispositivo Android o iPhone o iPad. Vamos a ver cómo hacerlo en todos los casos:

2.1.- Desde un ordenador

  1. Ve a tu unidad en Drive.
  2. Haz clic en el archivo que quieras descargar (para descargar varios archivos, pulsa Mayús o Ctrl mientras haces clic en ellos).
  3. Haz clic con el botón derecho y selecciona Descargar.

Automáticamente el archivo se guardará en la carpeta que tengas seleccionada en tu ordenador.

Debes tener en cuenta que, al arrastrar un archivo de Google Drive a tu escritorio, no se descarga.

2.2.- Desde Android

  1. Abre la aplicación Google Drive.
  2. Mantén pulsado un archivo para descargarlo.
  3. Pulsa Descargar.

Tanto en Android como en PC se pueden descargar los siguientes formatos de archivo:

  • Documentos: HTML, RTF, DOCX, OpenOffice, PDF, EPUB y TXT.
  • Hojas de cálculo: CSV, HTML, ODS, PDF, XLSX y TSV (solo para una hoja).
  • Presentaciones: PDF, PPTX y TXT.
  • Dibujos: PNG, JPEG, SVG y PDF.

En el caso de iOS, es un poco diferente ya que los archivos que se pueden descargar son fotos, imágenes y vídeos.

2.3.- Desde iPhone o iPad

Descargar un archivo a otra aplicación:

  1. Abre la aplicación Google Drive.
  2. Al lado del archivo que quieras descargar, toca Más.
  3. Toca Enviar una copia.
  4. Toca Abrir en.
  5. Elige la aplicación que quieras usar.

Guardar una foto o un vídeo en el carrete:

  1. Abre la aplicación Google Drive.
  2. Al lado del archivo que quieras descargar, toca Más.
  3. Toca Enviar una copia.
  4. Dependiendo del tipo de archivo, toca Guardar imagen o Guardar vídeo.

3.- Clasificar archivos

Si estás acostumbrado a almacenar gran cantidad de archivos y no llevas un control y orden sobre los mismos, es sencillo que llegues a la situación del caos en la que tengas que perder un buen rato buscando información concreta que no recuerdas dónde se encuentra.

En la página principal de Google Drive verás todos los archivos que hayas guardado. Recuerda que puedes marcar como favorito alguno de ellos, si te resulta más interesante que el resto, para encontrarlo más fácilmente en una lista a parte.

Una vez hayas creado varias carpetas y subcarpetas, puedes comenzar a reestructurar la lista de los archivos y reorganizarlos de manera que los tengas más o menos ordenados. Una forma de mover los archivos a sus carpetas correspondientes es arrastrarlos hasta su nueva ubicación.

4.- Ordenar archivos

Inicialmente la nube tenía mala fama en cuanto al principio de «desorden digital», pero no te asustes ya que esto se puede evitar. Basta con ser una persona ordenada, que tiene bien organizados todos los datos.

Es importante que, en caso de que dispongas varios servicios en la nube, los tengas controlados para evitar tener documentos repetidos en diferentes herramientas.

Reflexiona por unos segundos las siguientes preguntas:

  1. ¿Cuántos servicios en la nube tienes activos?
  2. ¿Qué uso le das a cada uno?
  3. ¿Tienes duplicado algún tipo de datos entre estos servicios?

Si no puedes responder a las preguntas anteriores, siéntate a repasar cómo organizarlo para diseñar una estrategia a seguir en cuanto a la utilización de los diferentes servicios en la nube.

Para ordenador, los archivos en Google Drive, que es el caso que nos compete en este curso, lo primero que tienes que hacer es crear carpetas como vimos en la unidad anterior, para organizar en ellas todos los archivos.

Para acceder a todos ellos, el listado principal se puede presentar según dos opciones de visualización: lista o cuadrícula.

  • En el caso de cuadrícula, se pueden ordenar siguiendo los siguientes criterios:
    • Nombre.
    • Última modificación.
    • Última modificación mía.
    • Últimos abiertos por mí.
  • En el caso de la lista, se puede ordenar la tabla por:
    • Nombre.
    • Propietario.
    • Última modificación.
    • Tamaño del archivo.

Un pequeño consejo, no dupliques archivos y ponles nombres correspondientes a su contenido. Si guardas varias versiones, por ejemplo, puedes añadir la versión del archivo para saber de qué día es el informe.

5.- Renombrar archivos

Después de clasificar y ordenar archivos, es importante que conozcas la posibilidad de cambiar el nombre de ellos.

Para ello, haz clic sobre el archivo con el botón derecho del ratón y en el menú que se despliega, selecciona la opción «Cambiar nombre».Cambiar nombre Drive

Lo ideal es utilizar nombres autoexplicativos para las carpetas y archivos. Los acrónimos pueden parecer una buena idea para abreviar, pero para seguir interpretando su significado y jerarquía en el tiempo es importante recurrir a fórmulas descriptivas.

Te dejamos unos consejos acerca de los nombres de carpetas:

  • Deben ser breves.
  • Lo ideal es que las palabras estén separadas por guiones bajos.
  • Evita el uso de acentos.
  • Evita el uso de caracteres incompatibles con otras plataformas.

Recuerda, es normal que a mayor volumen de información tangas mayor necesidad de subcarpetas, por lo que crea todas las que necesites.

Para terminar, ten en cuenta que es importante organizar bien los archivos desde el primer momento, para no caer en el «desorden digital».

6.- Eliminar archivos

Después de todos los consejos que te hemos dado hasta ahora, nos falta el último para que completes tu buen mantenimiento del almacenamiento en la nube.

El funcionamiento es similar al de las carpetas. De vez en cuando debes eliminar archivos de tu unidad para no agotar el almacenamiento proporcionado por Drive o tener que contratar más. Para ello, debes hacer clic con el botón derecho en el archivo que quieras eliminar y pulsar «Quitar».

Cuando eliminas un archivo de tu unidad de Drive, éste se deposita en la papelera. El archivo permanecerá allí hasta que vacíes la papelera (no es como en Gmail, que se vacía automáticamente cada 30 días). Llegado este punto, se pueden dar dos casos:

  • Si eres el propietario del archivo: Las personas con las que lo hayas compartido podrán hacer una copia.
  • Si no eres el propietario: Únicamente se eliminará de tu unidad, pero el resto de usuarios podrán seguir viéndolo.

Te interesará saber que, si envías un elemento a la carpeta por error, siempre podrás restaurarlo. Para ello, tendrás que acudir al menú de navegación, «Papelera» y hacer clic con el botón derecho del ratón encima del elemento que quieras y elegir la opción «Restaurar». El sistema te colocará la carpeta en la misma ubicación que la tenías antes de haberla eliminado.Restaurar de la papelera Drive

En el caso de que no seas el propietario del archivo y quieras usarlo, debes hacer una copia del archivo (Archivo / Crear copia) o ponerte en contacto con el propietario para que lo restaure.

También puedes eliminar un archivo definitivamente de tu sistema, para ello debes acudir al menú de navegación, «Papelera», hacer clic con el botón derecho del ratón encima del archivo y elegir la opción de «Eliminar definitivamente».Eliminar definitivamente Google Drive

Otra forma de eliminar los archivos para siempre, es vaciar la papelera completa. Para ello, debes ir a la parte superior del menú, «Papelera / Vaciar papelera».Vaciar papelera Google Drive

Después de eliminar un archivo definitivamente o vaciar toda la papelera, cualquier persona con la que lo hayas compartido, dejará de tener acceso a él. Si quieres que otros usuarios puedan ver el archivo a pesar de que tú lo hayas eliminado, debes transferir la propiedad a otra persona de la siguiente forma:

  1. Botón derecho encima del archivo.
  2. Haz clic en Compartir.
  3. Haz clic en Avanzada.
  4. A la derecha del nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo.
  5. Haz clic en Es propietario.
  6. Haz clic en Guardar cambio.

Ten en cuenta que cuando conviertas a otra persona en propietaria de un archivo, no podrás:

  • transferir la propiedad del archivo (ni siquiera volver a asignártela a ti).
  • Eliminar el archivo definitivamente de Google Drive.

Los tipos de archivo que se pueden transferir son:

  • Documentos de Google.
  • Hojas de cálculo de Google.
  • Presentaciones de Google.
  • Formularios de Google.
  • Dibujos de Google.
  • Google My Maps.
  • Carpetas.

Por defecto, Google te asigna la propiedad de todos los archivos que creas o que subes a dicho servicio. Aun así, te has preguntado qué pasa con los archivos que has borrado definitivamente, ¿podrás recuperarlos? La respuesta es sí, pero no es inmediato, depende del tiempo en el cual se haya efectuado la eliminación definitiva.

  • Si tu cuenta está asociada a Gmail debes consultar este enlace.
  • Si, por el contrario, tu cuenta es de tipo empresarial o centro educativo, debes ponerte en contacto con tu administrador, ya que puede llevar a cabo acciones y podrá restaurar tus datos hasta 25 días desde la fecha de eliminación.

7.- Conclusión

Como has visto a lo largo de esta unidad, Google Drive te permite realizar múltiples gestiones con todos tus archivos almacenados en la nube.

Si continuas utilizando este sitio aceptas el uso de cookies. más información

Los ajustes de cookies de esta web están configurados para "permitir cookies" y así ofrecerte la mejor experiencia de navegación posible. Si sigues utilizando esta web sin cambiar tus ajustes de cookies o haces clic en "Aceptar" estarás dando tu consentimiento a esto.

Cerrar