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Unidad 8: Creación y edición básica en Google Documentos

02/05/2020
Unidad 8: Creación y edición básica en Google documentos

1.- Introducción y objetivos

Al terminar esta unidad serás capaz de:

  • Crear un documento de texto con Google Drive.
  • Editar un documento ya existente.
  • Desplazarte por el documento.
  • Seleccionar y eliminar parte del mismo.
  • Copiar, pegar y cortar texto.
  • Deshacer y rehacer los cambios realizados.
  • Buscar y sustituir palabras dentro de un documento.
  • Dar formato al texto.
  • Insertar imágenes, tablas y comentarios.
  • Imprimirlo.

2.- Creación y edición básica en Google Documentos

Dentro de Google Drive encontrarás seis aplicaciones:

  • Documento.
  • Hoja de cálculo.
  • Presentación.
  • Formularios.
  • Dibujos.
  • Tablas.

En este módulo vamos a centrarnos en la primera, Google Drive Documentos. Se trata de un editor de texto online que te permite crear nuevos documentos, editar los que ya tenías y compartirlos en la red.Nuevo documento Drive

Vamos a crear un documento de texto nuevo, para ello debes seguir los siguientes pasos:

  • Pulsa el botón Nuevo.
  • En el desplegable haz clic sobre Documento.
  • Se abrirá en otra ventana la pantalla con el entorno de trabajo de Google Drive Documento.

Comenzamos a trabajar con Google Drive Documento y veremos los elementos que lo componen.

El entorno de trabajo lo componen todos los elementos que aparecen en la pantalla de una aplicación. Los elementos que componen el entorno de trabajo de Google Drive Documento son los siguientes:

  • Nombre de archivo: Nombre del documento con el que estamos trabajando.
  • La barra de menús: Al pulsar sobre cada menú aparecerá un desplegable con diferentes opciones propias del menú seleccionado.
  • La barra de herramientas: Tiene las herramientas más utilizadas en un procesador de texto.
  • Botones comentarios y compartir: El primero, muestra un listado de los comentarios que se han realizado en el documento. El segundo, permite dar acceso a tus documentos a otros usuarios.
  • El área de trabajo: Es el espacio en blanco donde escribimos el texto.

Una vez que hemos creado un documento podemos comenzar a trabajar con él.

Para escribir un texto hay que utilizar el teclado teniendo como guía el cursor (barra vertical parpadeante) que aparece en el área de trabajo. El cursor nos indica en qué parte del área de trabajo se va a situar el texto que tecleemos.

Si deseas poner en práctica los conceptos que vamos a ir aprendiendo a lo largo del curso puedes abrir un documento en blanco y escribir un pequeño texto que te permita trabajar con él.

Si cometes un error, pulsa la tecla Retroceso (o también llamada Delete) y borrarás la última letra tecleada.

Nuestro documento ya tiene texto, pero no tiene nombre, ¿o sí? Más adelante lo comprobaremos.

3.- Restricciones

Como ya hemos visto, Google Documentos permite trabajar de forma simultánea y colaborativa. Sin embargo, como administradores de Google Suite, tenemos la posibilidad de crear permisos a otros usuarios, así como establecer las opciones para compartir.

Según explica el soporte de ayuda de Google, existen las siguientes restricciones y parámetros:

  1. Impedir que los usuarios compartan archivos con personas ajenas a tu organización o entidad.
  2. Permitir a los usuarios compartir archivos fuera de la organización solo con dominios incluidos en una lista blanca.
  3. Permitir que los usuarios compartan archivos con cualquier persona ajena.
  4. Elegir la configuración para compartir enlaces predeterminados.

Antes de nada, debes disponer en tu cuenta de los permisos necesarios para poder llevar a cabo los pasos que vamos a ir viendo a continuación.

Para ello, debemos cambiar a una cuenta de administrador, de este modo, podremos acceder a la consola de administración de Google.

A continuación, vamos a ver en profundidad cada uno de ellos.

3.1.- Impedir que los usuarios compartan archivos con personas ajenas a tu organización o entidad.

Debes seguir los siguientes pasos:

En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Aplicaciones > G Suite > Drive and Docs.

Haz clic en Configuración para compartir.

En el caso de que dispongas de las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos o G Suite Organizaciones sin ánimo de lucro, selecciona la unidad organizativa que quieras o, de lo contrario, la configuración se aplicará a toda la organización.

En «Compartir con personas ajenas a la organización», selecciona Desactivado. Los usuarios no podrán invitar a personas ajenas a la organización a ver, comentar o editar sus archivos.

Además, te brinda la opción de mandar «Permitir que los usuarios de organización reciban archivos de usuarios ajenos a dominio» para que pueda acceder a ellos pero no compartirlos. En el caso de que no marques esta casilla, los usuarios no podrán acceder a ningún archivo fuera del dominio.

Atención: Los usuarios siempre pueden enviar o recibir adjuntos a correos electrónicos subidos directamente desde un dispositivo: con esta opción, solo se controlan los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones de Google que se hayan compartido online en tiempo real, o el envío de correos electrónicos con enlaces o archivos adjuntos que dirigen a Drive.

3.2.- Permitir a los usuarios compartir archivos fuera de la organización solo con dominios incluidos en una lista blanca

Esta función solo está disponible con las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin ánimo de lucro.

Para configurarlo debes seguir los siguientes pasos:

Haz clic en Dominios > Dominios incluidos en la lista blanca para especificar la lista de dominios de G Suite de tu confianza.

En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Aplicaciones > G Suite > Drive and Docs.

Haz clic en Configuración para compartir.

En el panel de la la izquierda, selecciona la unidad organizativa que quieras.

En «Compartir con personas ajenas a la organización», selecciona «Dominios incluidos en una lista blanca».

Marca todas las opciones siguientes que correspondan:

  1. Para los usuarios que pertenezcan a usuarios de organización, «Avisar cuando se compartan con usuarios de dominios incluidos en una lista blanca». Esto sirve como recordatorio para que se aseguren de que el archivo que van a compartir no es confidencial.
  2. «Permitir a los usuarios de organización recibir archivos de usuarios de dominios que no pertenecen a dominios de una lista blanca». Si no marcas esta casilla, los usuarios no podrán acceder a los archivos ajenos al dominio ni a los que estén incluidos en una lista blanca, incluidos los archivos de otros dominios que sean públicos en la web.

Atención: En las listas blancas solo se pueden incluir dominios de G Suite. Si añades dominios que no son de G Suite, seguirán sin incluirse en la lista.

Sabías que G Suite utiliza el nombre de tu dominio principal como nombre de tu organización en su totalidad. Se trata del nombre de la organización que aparece en las opciones para compartir y que ven los usuarios. Cuando añadas otros dominios, te recomendamos que cambies el nombre de la organización.

3.3.- Permitir que los usuarios compartan archivos como cualquier persona ajena a la organización

Debes seguir los siguientes pasos:

  • En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Aplicaciones > G Suite > Drive and Docs.
  • Haz clic en Configuración para compartir.
  • Selecciona la unidad organizativa que quieras, de lo contrario la configuración se aplicará a toda la organización.
  • En «Compartir con personas ajenas a la organización», selecciona Activado, de este modo, los usuarios podrán invitar a personas ajenas a la organización a ver, comentar o editar sus archivos.
  • Selecciona una o todas las opciones siguientes:
    • Para los archivos que pertenezcan a usuarios de organización: «Advertir cuando se compartan fuera de dominio».
    • Permitir a los usuarios de organización que envíen invitaciones para compartir a personas ajenas a dominio que no disponen de una cuenta de Google: Los usuarios con cuentas que no pertenezcan a Google y reciban una invitación para compartir pueden reenviarla a otros usuarios. Las invitaciones caducan a los 14 días.
    • Permitir que los usuarios de organización publiquen archivos en la web o los compartan con todo el mundo como archivos públicos o no listados: Si marcas esta casilla de verificación, los usuarios podrán establecer la opción de visibilidad de los archivos en Público en la Web a través de las opciones para compartir y también podrán publicar documentos, hojas de cálculo y presentaciones a través de Archivo > Publicar en la Web.
      Esta configuración no está disponible en la edición gratuita antigua de G Suite. Todos los usuarios de la edición gratuita pueden publicar archivos en la Web o compartirlos con las personas que dispongan del enlace.

3.4.- Elegir la configuración para compartir enlaces predeterminados

Debes seguir los siguientes pasos:

  • En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Aplicaciones > G Suite > Drive and Docs.
  • Haz clic en Configuración para compartir.
  • Selecciona la unidad organizativa que quieras, ya que de lo contrario la configuración se aplicará a toda la organización.
  • Selecciona la opción predeterminada «Compartir enlaces» para los archivos nuevos que creen tus usuarios. Esta configuración determina la visibilidad de los archivos para otros usuarios. Los usuarios no podrán en ningún caso compartir archivos con personas ajenas a la organización, si has habilitado esta opción como se describe más arriba.
    • Desactivado: Solo el propietario y las personas a las que éste haya otorgado acceso explícitamente pueden acceder al archivo.
    • Activado – Las personas de la organización que dispongan del enlace: Todos los usuarios de la organización pueden acceder al archivo, pero solo si conocen la URL.
    • Activado – Usuarios de la organización: Cualquier usuario de la organización puede buscar y ver el archivo.

3.5.- Limitaciones de los dominios de G Suite

En el caso de los dominios en G Suite, también existen varias limitaciones en varios aspectos a la hora de trabajar con ellos.

A continuación vamos a ver algunas de estas limitaciones:

  1. En la consola de Administración de Google:
    • No es posible establecer políticas o ajustes de configuración diferentes para los distintos dominios, sino que se establecen los mismos ajustes que realices a todos los dominios de tu cuenta.
    • Puedes especificar un solo logotipo para todos tus dominios.
  2. Respecto a los nombres y alias de dominio:
    • No es posible combinar cuentas de G Suite. Google no admite la combinación de varias cuentas de G Suite en una única cuenta con varios dominios.
    • No es posible realizar la migración desde alias de dominio. Google no admite la conversión de alias de dominio en cuentas con varios dominios.
    • En la edición gratuita heredada de G Suite, no se admiten los dominios secundarios, solo admite alias de dominios.
  3. Respecto a la URL de acceso a la cuenta: No es posible crear una URL global que compartan los usuarios de todos los dominios para acceder a G Suite.
  4. Respecto a Google Drive: No es posible restringir el uso compartido para los usuarios de un único dominio, ya que las opciones para compartir se basan en la organización en su totalidad, no en dominios individuales.

4.- Menú Ver

4.1.- Cómo desplazarnos por el documento

Como ya sabes, el cursor es el elemento que define tu posición dentro del documento, de manera que cambiando la ubicación del cursor nos desplazaremos por el documento:

  • Sitúa el cursor delante de la primera letra del texto, pulsando sobre esta ubicación.
  • Desplaza el cursor hacia la derecha utilizando la flecha derecha del teclado. Desplaza el cursor también hacia la izquierda, hacia arriba y hacia abajo usando las otras tres flechas.
  • Ahora pulsa la tecla Fin y verás cómo el cursor se coloca al final de la línea en la que tengas situado el cursor. Después, pulsa la tecla Inicio para comprobar que el cursor se coloca al principio de la línea.
  • Combina las teclas Control+Inicio para situar el cursor al inicio de todo el texto. Después sitúa el cursor al final del texto con la combinación Control+Fin.

En el caso de que utilices un navegador diferente a Internet Explorer, ten en cuenta que puede haber variaciones respecto a las funciones de las combinaciones de teclas.

Una vez que tenemos claro el modo en el que nos debemos mover por el documento, vamos a ver las opciones que nos da Google Docs en el menú Ver.Menú Ver Google Docs

4.2.- Opciones del menú Ver

Las opciones que nos brinda este menú permiten que podamos editar nuestra página a la hora de trabajar.

Se divide en las siguientes herramientas:

  • Diseño de impresión: Comprueba el aspecto que tendrá el documento cuando se imprima.
  • Modo: Se trata del Rol que tiene el usuario en el documento.
    Existen tres opciones:

    • Edición: Permite editar el documento directamente.
    • Sugerencias: En esta opción los cambios que se efectúen en el documento quedarán registrados como sugerencia.
    • Visualización: Esta opción permite leer o imprimir el documento final.
  • Mostrar regla: Permite visualizar u ocultar la regla sobre el documento.
  • Mostrar la barra de herramientas de ecuaciones: Permite mostrar u ocultar la barra de ecuaciones principales, que el propio Google Docs trae por defecto, así como crear una nueva.
  • Mostrar sugerencias ortográficas: Permite que el propio documento nos proponga posibles palabras en el momento en el que nosotros, como usuarios, introducimos las primeras letras de una palabra para poder optimizar el tiempo de redacción.
  • Contraer controles: Permite ocultar los controles de la página principal del documento en el que estamos trabajando.
  • Pantalla completa: Permite establecer la pantalla completa para trabajar. Para poder volver a la pantalla normal de la que partimos, tan solo debemos pulsar el botón «Esc» en el teclado.

5.- Menú Editar

A continuación vamos a ver las posibilidades que nos brinda el menú de edición de Google Documentos.Menú Editar Google Docs

5.1.- Nombrar un documento

Como bien hemos dicho con anterioridad, nuestro documento sí tiene nombre, pero puede tener dos distintos en función de si el documento ya se ha nombrado o no. Veamos cuáles son los posibles estados del nombre de un documento:

  1. Documento sin título: Cuando creamos un documento nuevo, el nombre que aparece por defecto es Documento sin título. El documento permanecerá nombrado de este modo hasta que lo nombres.
  2. Nombre específico: Tiene el nombre que le hayamos dado. Para esto debemos seguir los pasos siguientes:
    1. Haz clic sobre el nombre, en este caso sobre Documento sin título.
    2. En la ventana emergente, escribe el nombre del documento nuevo en la caja de texto. En este caso escribe GD_Documento, que es el nombre que queremos darle a este documento.
    3. Pulsa Aceptar y fíjate que ahora aparece como nombre de archivo.
      • Otra forma que también tienes para cambiar el nombre del documento es desde el menú Archivo > Cambiar nombre.

5.2.- Cómo seleccionar

En este subapartado aprenderás a seleccionar texto. Es importante dominar la selección para trabajar con otras herramientas de Google Documentos que conoceremos a lo largo de este módulo, ya que con la selección le indicamos a Google Drive sobre qué parte del texto vamos a actuar.

Vamos a seleccionar todo el texto:

  • Coloca el cursor al principio del texto.
  • Pulsa el botón izquierdo del ratón y mantenlo pulsado moviéndolo hasta el final del texto. Observarás cómo el texto seleccionado se va sombreando.

De esta forma podemos seleccionar tanto una palabra, como una línea, como todo el texto.

Para deseleccionarlo, haz clic en cualquier otro lugar del área de trabajo.

Otra forma con la que también podemos seleccionar una palabra es haciendo doble clic sobre la misma.

5.3.- Eliminar el texto seleccionado

Ya conoces que para borrar texto puedes utilizar la tecla Retroceso, de esta forma irás borrando una a una las letras situadas delante del cursor. Sin embargo, existe una forma más rápida de borrar texto cuando se trata de muchos caracteres:

  • Selecciona una frase del texto.
  • Presiona la tecla Retroceso.

Si lo que deseas es eliminar un texto para sustituirlo por otro, puedes hacerlo seleccionando el texto que deseas sustituir y (en lugar de pulsar la tecla Supr o la tecla Retroceso) escribir el nuevo texto. Se eliminará el texto seleccionado automáticamente y comenzarás a escribir en la misma ubicación que el texto anterior.

5.4.- Deshacer y rehacer

A nuestro texto le falta un título, vamos a dárselo:

  • Sitúa el cursor delante de la primera letra del texto y escribe el título.
  • Pulsa la tecla Intro para que el texto situado detrás del cursor pase a la siguiente línea.

Imagina que el título que le hemos dado no es el apropiado, queremos que vuelva a aparecer el documento sin el título que le hemos dado. Para devolver el documento a la situación anterior a ponerle el título, podemos utilizar la opción Deshacer.

  • Pulsa en el botón Deshacer de la barra de herramientas. De esta forma, desharemos la última acción realizada.

Puedes repetir este proceso para deshacer cambios consecutivos.

Ten en cuenta que, para que el botón Deshacer funcione, no debes haber cerrado el documento. Una vez cerrado, no podrás deshacer la última acción utilizando esta opción, pero sí otras, que veremos en el siguiente subapartado.

Otra forma que también tienes para deshacer una acción es pulsando la combinación de teclas Ctrl + Z.

El botón Rehacer (botón situado a la derecha del botón Deshacer) funciona de la misma forma que el botón Deshacer, con la diferencia de que el primero devuelve el documento al estado anterior al cambio deshecho y el segundo lo vuelve a realizar.

5.5.- Volver a una versión anterior de un documento

En Google Drive podemos volver a una versión anterior de nuestro documento como veremos a continuación:

  • Pulsa en el menú Archivo > Ver historial de revisión. Cambiará entonces el entorno de trabajo: estamos en el modo de recuperación.

Fíjate que a la derecha aparece la ventana Historial de revisión. Al pulsar sobre cada revisión verás que el documento cambia al estado de esa revisión.

Para quedarte con esa versión pulsa el enlace Restaurar a esta revisión.

Después de hacer las pruebas, devuelve el documento al estado que tenía antes de este apartado.

5.6.- Cortar texto

Si quieres cambiar, por ejemplo, el título de tu documento, puedes cortar las palabras que desees para pegarlas en la parte superior del texto. Esta acción implica que, además, vamos a sustituir el título que ya existe.

Sigue los siguientes pasos:

  • Selecciona las palabras que desees usar para el título.
  • Pulsa la opción Cortar del menú Editar. El texto se guardará en el portapapeles.

Si tu navegador no te permite realizar la acción Cortar desde el menú Editar, puedes hacerlo, una vez tengas el texto deseado seleccionado, con la combinación de teclas Control + X. Esta función del teclado para cortar es válida para todos los navegadores.

5.7.- Pegar texto

Ya sabemos que si escribimos teniendo un texto seleccionado, escribiremos reemplazando la selección. Esto mismo ocurre si utilizamos la opción pegar sobre el texto seleccionado:

  • Selecciona las palabras que desees sustituir.
  • Pulsa la opción Pegar del menú Editar.

Hemos pegado el texto cortado anteriormente encima de una selección, por lo que se ha sustituido el texto seleccionado por el que teníamos en el portapapeles.

Recuerda que cuando copias o cortas puedes también pegar el texto en otras aplicaciones que no sean Google Drive como, por ejemplo, en Word o en un correo electrónico.

Otra forma es: Una vez seleccionado el texto que deseas copiar o cortar, también puedes encontrar estas herramientas pulsando sobre la opción Copiar o Pegar en el menú contextual que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón. Una vez tengas el texto en el portapapeles (bien sea copiado o cortado), puedes pegarlo pulsando sobre la opción Pegar en el menú contextual que aparece al pulsar el botón derecho del ratón. Esta opción no está disponible para todos los navegadores.

5.8.- Buscar y sustituir

Puedes sustiuir palabras de forma automática en Google Documentos. Para buscar una palabra y sustituirla de forma automática, sin tener que leer el texto, podemos utilizar la herramienta Buscar y sustituir.

  • Haz clic en el menú Editar.
  • Selecciona la opción Buscar y sustituir.
  • En la ventana Buscar y sustituir, escribe en el campo Buscar la palabra que desees sustituir.
  • En el campo Reemplazar escribe la palabra por la que desearías sustituir la primera.
  • Selecciona la casilla «Coincidir mayúsculas y minúsculas» para que Google Drive encuentre la palabra exacta, tanto si está escrita en mayúsculas como si está en minúsculas, y la sustituya por la que tú quieras.
  • Cada vez que encuentre una coincidencia, se marcará. Si la palabra aparece más de una vez en el texto puedes seleccionar cuáles sustituir y cuáles no, pulsando el botón Siguiente puedes saltarte la que no quieras sustituir y pulsando el botón Sustituir cambiarás la primera por la segunda. Si quisieras cambiar todas las que aparecen en el texto puedes hacerlo pulsando sobre Sustituir todos.
  • Cierra la ventana emergente pulsando la cruz.

Recuerda que esta acción de buscar y sustituir se puede deshacer.

6.- Barra de herramientas de formato

El formato que le demos a un documento es una parte indispensable a la hora de presentar documentos a terceros. A continuación te daremos unas pautas básicas para que aprendas a moverte en este entorno.

Vamos a cambiar el formato únicamente de una parte: el título. Comenzamos cambiando la fuente y el tamaño del título:

  • Selecciona el título del documento.
  • Pulsa el desplegable Fuente de la barra de herramientas y selecciona Garamond, por ejemplo.
  • Pulsa el desplegable Tamaño de fuente de la barra de herramientas y selecciona en el desplegable 24 puntos, por ejemplo.

Como podrás observar, habrá cambiado la fuente y el tamaño del texto seleccionado.

A continuación, vamos a ver la forma de modificar el color de un texto seleccionado:

  • Selecciona todo el texto excepto el título.
  • Pulsa el botón Color del texto que se encuentra en la barra de herramientas. En la paleta de colores selecciona el color azul, por ejemplo.

Verás que el color de las letras habrá cambiado por el elegido.

Ahora vamos a cambiar el color de fondo:

  • Selecciona el título.
  • Pulsa el botón Color de fondo de texto que está en la barra de herramientas. En la paleta de colores selecciona el color amarillo, por ejemplo.

Vamos a ver ahora la forma de modificar el estilo del texto:

Lo primero que haremos será resaltar la información relevante con el estilo Negrita:

  • Selecciona algunas palabras del texto.
  • Pulsa el botón Negrita de la barra de herramientas.

Si quieres poner en cursiva algunas palabras lo harás de la siguiente forma:

  • Selecciona las palabras deseadas.
  • Pulsa el botón Cursiva de la barra de herramientas.

Como verás, los estilos son compatibles y pueden usarse simultáneamente en la misma palabra.

Vamos a utilizar el estilo Subrayado para resaltar otra idea importante del texto:

  • Selecciona la palabra o frase deseados.
  • Pulsa en la opción Subrayado de la barra de herramientas.

Otra forma para aplicar formato a un texto es:

  • Pulsando en el menú Formato > Negrita / Cursiva / Subrayado.
  • A través de la combinación de teclas Control + B para la negrita, Control + I para la cursiva y Control + U para el subrayado.

Recuerda que las combinaciones del teclado no son válidas en todos los navegadores.

Otros estilos menos utilizados son: Tachado, Superíndice y Subíndice que encontrarás en el menú Formato. Se aplican de la misma forma que los vistos anteriormente.

Ahora el texto tiene distintos formatos. Para devolverle a nuestro texto el formato inicial, vamos a eliminar todos los formatos.

  • Selecciona todo el texto.
  • Pulsa la opción Borrar Formato que se encuentra en el menú Formato.

Verás que se restablece el texto original, tal y como lo habías escrito, eliminando la fuente y su tamaño, el color y el estilo que habías modificado. Esta opción no modifica la configuración de la página.

7.- Menú Formato

Este menú nos permite poder dar forma al texto que hemos redactado o copiado y pegado en el documento.Menú Formato Google Docs

7.1.- Formato de texto

En un primer lugar, debemos tener en cuenta el tipo de formato que se debe poner a la tipografía en todo momento. A pesar de que en los puntos anteriores ya hemos puesto en práctica las posibilidades que nos brinda esta herramienta, vamos a ver cada uno de los formatos con mayor profundidad.

Google Docs dispone de cuatro formatos:

  • Negrita: En este formato, el texto quedaría representado de la siguiente forma: Google Docs. En la mayoría de los casos se utiliza para resaltar y darle una mayor relevancia a ciertas partes del texto.
  • Cursiva: En este formato, el texto quedará representado con la siguiente forma: Google Docs. Normalmente se suele utilizar cuando queremos citar algo.
  • Subrayado: En este formato, el texto quedaría representado de la siguiente manera: Google Docs. Este formato normalmente lo utilizamos para resaltar alguna parte del texto que tiene menos relevancia que la negrita o, simplemente, para escribir un título o subtítulo.
  • Tachado: En este formato, el texto quedaría con una fina línea por encima, de esta manera cualquier persona podría leerlo a pesar de estar tachado. Quedaría representado de la siguiente manera: Google Docs. Suele utilizarse para diferenciar en el documento lo correcto de lo incorrecto.

Por otra parte, podemos editar el tamaño de la tipografía. Para ello, encontramos las siguientes herramientas:

  • Superíndice: Nos permite escribir letras muy pequeñas inmediatamente encima de la línea de texto. Por ejemplo: Google Docs creación y edición básica
  • Subíndice: Al contrario que el punto anterior, nos permite escribir letras muy pequeñas inmediatamente debajo de la línea de texto. Por ejemplo: Google Docs creación y edición básica
  • El tamaño de la fuente: Nos permite modificar el tamaño de la tipografía mediante puntos. Otra opción para poder editar el tamaño es mediante el comando Ctrl + Mayusc + M, aunque en este caso no se trata de un buen atajo de teclado.

A la hora de redactar un documento siguiendo ciertas pautas, como por ejemplo las normas APA, es necesario conocer el funcionamiento de herramientas como la sangría.

Esto permite:

  • Disminuir Sangría: Acercar el párrafo de texto al margen.
  • Aumentar Sangría: Alejar el párrafo de texto del margen.

Además, en este apartado, Google Docs te permite elegir los estilos de párrafo predeterminados que mejor se adapten a tus necesidades e intereses. Éstos aparecen representados como «Título 1», «Título 2» y así sucesivamente.

Otra herramienta importante es el apartado de Alineación del texto. Al igual que en Word, existen cuatro formas distintas:

  • Alineación a la izquierda: Esta alineación a la izquierda suele usarse para el texto que contiene el texto principal, de este modo, se facilita la lectura del mismo.
    Su comando es el siguiente: Ctrl + Mayusc + L.
  • Alineación a la derecha: Esta alineación a la derecha suele usarse para el texto que hace referencia a secciones pequeñas con poco contenido. Por ejemplo, los pies de página o los subtítulos.
    Su comando es el siguiente: Ctrl + Mayusc + R.
  • Centrar: Este tipo de alineación suele usarse en el caso de portadas o citas, en las que deseamos que se encuentren situados en el centro de la página.
    Su comando es el siguiente: Ctrl + Mayusc + E.
  • Justificar: Este tipo de alineación permite distribuir el texto de forma homogénea entre los márgenes. El texto justificado hace que los bordes del documento sean nítidos y definidos para lograr una representación más cuidada.
    Su comando es el siguiente: Ctrl + Mayusc + J.

Otra de las opciones que brinda al usuario el menú de formato es el interlineado:

Éste permite elegir la cantidad de espacio que aparece entre líneas de texto o entre párrafos.

Para alinear el mismo espaciado a todo el documento usa las opciones de espacio entre párrafos.

De manera predeterminada Google Docs da la posibilidad de insertar un interlineado sencillo de 1 punto, así como incluir uno de 3 puntos o personalizarlo tú mismo.

Las siguientes herramientas que vamos a ver en esta lección son la de columnas y listas:

  • Columnas: Permite estructurar el contenido del documento según el formato que el usuario desee, pudiendo dividirlo en dos columnas, tres o crear un estilo personalizado.
  • Listas: Se puede dividir en tres tipos:
    • Viñetas: Crean una división por puntos con el diseño que el usuario quiera, como guiones, flechas, etc.
    • Numeración: Crea una lista enumerada con números o letras.
    • Lista multinivel: Con esta herramienta se puede crear una lista para organizar los elementos o crear un contorno. Además, puedes cambiar la apariencia de niveles de la lista o agregar numeración a los títulos del documento.

El uso de mayúsculas es una herramienta que optimiza en todo momento el tiempo que empleamos en la redacción de contenidos en un documento, así como su posterior revisión.

Se trata de una herramienta que nos permite pasar de mayúsculas a minúsculas y viceversa en un solo clic.

Por último, Google Docs nos permite eliminar el formato, con el fin de que podamos unificar los estilos de una forma mucho más cómoda.

Por ejemplo, normalmente cuando copiamos y pegamos contenido de una página web quedan rastros de los estilos propios de la página. Para poder unificar este contenido tan solo tenemos que seleccionar la parte que queremos «limpiar» y hacer clic sobre Limpiar formato.

El comando para poder llevar a cabo esta opción de una forma mucho más rápida es la siguiente: Ctrl + \.

8.- Conclusión

En esta unidad hemos aprendido cómo Google Docs es una herramienta web 2.0 muy útil que nos facilitan la simultaneidad a la hora de trabajar en proyectos comunes con más de una persona.

A lo largo de la unidad hemos podido aprender los conceptos básicos para poder editar un documento de texto con estilos y formatos profesionales.

A su vez, hemos descubierto una gran cantidad de comandos que, a partir de ahora, nos facilitarán el trabajo y nos ayudarán a optimizar el tiempo cuando estamos manipulando documentos de texto, tanto online como offline.

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