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Utilización de una aplicación financiero contable

23/02/2021
Utilización de una aplicación financiero contable

1.- Introducción

Hoy en día no se puede entender la contabilidad sin una aplicación informática que sirva de soporte a la misma. Incluso aquellas empresas cuya contabilidad es más que simple necesitan apoyo informático, aunque sea algo tan básico como hacer los asientos en una hoja de cálculo.

SP ContaPlus es una aplicación informática creada para el entorno de Windows, sencilla y muy funcional. Es uno de los programas más utilizados por contables profesionales debido a su facilidad de uso y a su claridad de resultados. Esta aplicación forma parte del paquete del Grupo SP, al cual también pertenecen FacturaPlusNominaPlus.

El objetivo de esta unidad es aprender el manejo y uso básico de ContaPlus, destacando aquellas funciones del programa que más se usan en casos reales.

2.- Objetivos / Capacidades

  • Identificar los menús y opciones del programa.
  • Configurar una empresa y asignarle el PGC correspondiente, creando un ejercicio económico.
  • Gestionar los asientos, y conocer las utilidades del programa para los mismos.
  • Obtener información contable útil.
  • Cerrar el ejercicio contable.

3.- Aplicación financiero contable

SP ContaPlus es una aplicación de Windows y su funcionamiento es similar al de cualquier otra aplicación de este sistema, disponiendo de menús y barras de herramientas de fácil utilización.

Para comenzar a trabajar con ContaPlus resulta imprescindible saber instalar la aplicación. El programa se presenta en un CD-ROM y viene acompañado de utilidades, manuales y varios complementos. La instalación es muy sencilla, pues los pasos a realizar los va a indicar el propio sistema de alojamiento. Los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Introducir CD-ROM de instalación y una vez que se muestra la ventana principal elegir una de las ocho opciones descritas en la zona izquierda de la ventana.
  2. Para continuar con la instalación hay que pinchar en el primer icono (instalación) y a continuación seleccionar la opción INSTALAR de l a parte superior. Se abrirá una ventana denominada Instalación – Actualización.
  3. Haga clic en el botón de activación «Siguiente»; aparecerá la primera ventana del proceso de Instalación – Actualización. Marque la casilla de verificación «Acepto las condiciones de la licencia».
  4. Escriba el Número de Serie que aparece en el reverso del sobre que contiene el CD-ROM. Con esto se identifica si es una instalación o actualización del programa; hay que elegir la opción de «Instalación».
  5. Haga clic en el botón «Siguiente» y aparecerá la ventana titulada «Paso 2 de 3«.
  6. Introduzca la unidad y el directorio donde quiere instalar la aplicación o acepte los valores mostrados por defecto y haga clic en «Siguiente».
  7. La última ventana: «Paso 3 de 3». Si hace clic en «Finalizar» habrá instalado una versión no registrada con la que se puede practicar pero que no será del todo operativa.
  8. Registre el programa introduciendo las claves facilitadas en el reverso o haga clic en «Continuar» para entrar en el menú principal de la contabilidad.

3.1.- Interfaz de SP ContaPlus

Una vez dentro de la aplicación, es necesario conocer primero una breve descripción de la interfaz:

  • Barra de menús: Se encuentra en la parte superior de la pantalla. Desde esta barra se puede acceder a todas las opciones o comandos de la aplicación.
  • Barra de herramientas: Se encuentra situada debajo de la barra de menús. Proporciona una forma rápida de acceder a las opciones más importantes de la aplicación. Pulsando sobre el botón adecuado se puede acceder a algunas opciones sin tener que usar el menú.
  • Área de trabajo: Es la parte central de la aplicación. En ella se mostrarán todas las ventanas y cuadros de diálogo para la introducción de datos. En esta zona también aparecerán los listados e informes que se hayan realizado por pantalla. Además, en la parte izquierda de esta barra se mostrarán mensajes informativos sobre el funcionamiento de la aplicación y de los distintos elementos del entorno de ContaPlus.
  • Panel de tareas: Está situado a la izquierda de la pantalla y nos permite acceder a las principales opciones con un solo clic del ratón. Agrupa las tareas más habituales del programa, permitiendo acceder a cada una de ellas activando el grupo de tareas. Este panel se puede ocultar haciendo doble clic sobre la pestaña señalada a la izquierda.
  • Barra de botones: Muestra, mediante botones de acceso directo, algunas de las opciones que se encuentran en los diferentes menús. Permite un acceso rápido a las operaciones más habituales de la contabilidad. Es suficiente con hacer un clic sobre el icono, para que se ejecute la opción elegida, abreviando el acceso a través de menús desplegables. La localizamos en la parte inferior izquierda, bajo el panel de tareas.
    Es posible que algunos de los botones apenas los utilicemos y que otras opciones nos resulten más habituales, de forma que sería interesante poder modificar los botones de esta barra.

ContaPlus

3.2.- Barra de menús de SP ContaPlus

Desde la barra de menús se puede acceder a las siguientes opciones del programa:

  1. Global: Desde este menú se puede cambiar la fecha de trabajo, seleccionar la empresa con la que se va a trabajar o los datos de la misma (Datos de empresas). También se utiliza este menú para abandonar la aplicación (Terminar).
  2. Financiera: Éste es el módulo más importante del programa por contener todas las opciones que permiten contabilizar y presentar los resultados financieros de un negocio. En él se puede personalizar el Plan General Contable, dar de alta nuevas subcuentas, introducir asientos, realizar balances y cerrar el ejercicio entre otras opciones.Apartado financiera ContaPlus
  3. Presupuesto: Controla la gestión de la contabilidad presupuestaria para informar de las desviaciones positivas o negativas que se producen entre lo presupuestado y lo contabilizado.
  4. Analítica: En este menú se puede estructurar la empresa en Departamentos y Proyectos.
  5. Inventario: Este menú sirve para tener inventariados los distintos inmovilizados y para una correcta realización de las amortizaciones.Apartado inventario ContaPlus
  6. Cheques: Este menú incluye una herramienta para gestionar distintas operaciones relacionadas con los cheques que emite la empresa.
  7. Informes: Desde este menú se generan distintos tipos de informes.
  8. Útil: En este menú se encuentran diferentes herramientas de gran utilidad para el uso de la aplicación por parte de la persona usuaria.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1: CONTAPLUS

Visualiza el siguiente vídeo sobre las características generales de la aplicación contable ContaPlus:

Una vez visualizado el vídeo, instala ContaPlus y familiarízate con sus funciones, interface, barra de menús, etc. e identifica las utilidades de la aplicación informática en relación con el análisis contable. Te recomendamos que utilices la demo que está disponible de ContaPlus en el siguiente enlace: Descargar demo de ContaPlus.

Una vez instalada, crea una empresa que será sobre la que vas a realizar las diferentes actividades de aprendizaje.

4.- El cuadro de cuentas

Con ContaPlus, la creación del Plan de Cuentas y su correspondiente desglose de subcuentas para cada empresa es rápido y sencillo. La estructura contable viene totalmente configurada según el PGC aprobado tras la Reforma Contable de 2007.

  • Creación del Plan de Cuentas: De esta forma, en Global/Opciones de empresa, al pulsar el botón Añadir, se abrirá una nueva ventana para que la persona usuaria pueda añadir una nueva empresa, seleccionando, además, una de las diferentes formas de creación del Plan de Cuentas para la empresa que va a crear.
  • Indicar el número de dígitos de las subcuentas: Es importante, de cara a la configuración de la empresa, indicar el número de dígitos de las subcuentas con las que vamos a trabajar. Puede tomar valores entre 5 y 12, en función del volumen de información que cada empresa crea necesitar.
    Es muy importante elegir adecuadamente este número, ya que una vez creada la empresa ya no podrá modificarse con posterioridad.

EJEMPLO

Llevamos la contabilidad de una pequeña empresa que cuenta con unos pocos clientes y proveedores. Al establecer el número de dígitos para las cuentas, hemos pensado que con 7 es más que suficiente. Esto nos permite generar hasta 10.000 subcuentas por cada cuenta del plan:

  • 430 Clientes
  • 430 0000 Cliente 0
  • 430 0001 Cliente 1
  • 430 0002 Cliente 2
  • 430 9999 Cliente 9999

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2

Familiarízate con el Plan de Cuentas de la aplicación en la empresa que has creado y genera varias subcuentas relacionadas con la actividad de tu empresa, por ejemplo, realiza el alta de un cliente y un proveedor determinado, de una cuenta corriente de una entidad financiera, y todas aquellas subcuentas que creas interesante generar.

4.1.- Tipos de planes contables

Una vez creada la Empresa y escogido un Plan Contable para ella, no se puede modificar. Se pueden diferenciar varios Planes Generales Contables como son:

Elección del PGC

  1. Estándar: Es aquel que dotará a la recién creada empresa de los ficheros necesarios conforme a la normativa del Nuevo Plan General de Contabilidad p ara la presentación de los balances en formato estándar. Una vez copiado este Plan, habrá que dar de alta aquellos ficheros particulares para cada empresa que constituyen los ficheros de desglose propios, como el de Subcuentas.
  2. Abreviado: Es aquel que dotará a la recién creada empresa de los ficheros necesarios conforme a la normativa del Nuevo Plan General de Contabilidad, para aquellas empresas que puedan presentar sus balances en formato abreviado.
  3. De otra empresa: Copiará a la Empresa recién creada el Plan de Cuentas existente en otra empresa. Este caso es muy práctico a la hora de abrir nuevos ejercicios contables de una empresa.
  4. Personalizado: Permite a la persona usuaria definir desde cero la totalidad de los ficheros del Plan. Este último tipo de Plan Contable establecerá en su empresa sólo las estructuras y no los datos del mencionado Plan. Es decir, tras seleccionar este Plan y cuando seleccione la empresa y la active, comprobará, por ejemplo, en la opción Estructura del PGC, que no existe ninguna información incluida en este fichero, aunque sí existe el fichero. De este modo, serán las personas usuarias las encargadas de introducir todos los datos del Plan, pudiendo configurarlo como desee.
  5. Nuevo Plan General Contable: Contiene los mismos tipos de planes, además del específico para Pymes, referidos al nuevo PGC a aplicar desde el año 2008. Está marcado por defecto si la aplicación detecta que la persona usuaria está añadiendo un ejercicio de 2008 en adelante. Se puede modificar. Si la aplicación detecta que el ejercicio es anterior al 2008, aparecerá desmarcado.

4.2.- Estructura del Plan General Contable

Una de las opciones que ofrece ContaPlus es configurar el Plan General Contable de forma sumamente sencilla.

Cuando se entra en esta opción del programa, aparecerá en la pantalla el árbol del Plan General Contable, de forma totalmente gráfica. Se trata del Plan General de Contabilidad al servicio de la empresa. En él, se puede observar que la estructura es la de un Balance Oficial completo, es decir, Situación, Pérdidas y Ganancias, con sus correspondientes títulos y cuentas.

Analizando la estructura, existen una serie de epígrafes resaltados en color, de los cuales «nacen» o bien otro epígrafe o una serie de cuentas. Estos epígrafes vienen precedidos por un icono en forma de cuadrado y con un color característico dependiendo de la parte del balance donde se encuentre la persona usuaria.

  • Tabla de subcuentas: Por su parte, las cuentas vienen precedidas por un icono en forma de carpeta, y conforman el último nivel del árbol contable, es decir, desde esta opción no se pueden dar de alta las subcuentas, esta acción se hará desde la tabla de subcuentas. Como advertencia no se pueden eliminar epígrafes y cuentas mientras existan subcuentas creadas asociadas a ellas.
  • Opciones disponibles: En la parte superior central de la ventana existe un menú desplegable que permite visualizar la parte del árbol con la que trabajar o consultar.
    Las opciones disponibles son:

    • Plan General Contable: Muestra el árbol al completo, excepto los desgloses.
    • Balance Situación: Muestra el Activo y el Pasivo del PGC.
    • Pérdidas y Ganancias: Muestra el Debe y el Haber del PGC.
    • Sumas y Saldos: Muestra el árbol con estructura de sumas y saldos.
    • Activo, Pasivo, Debe, Haber, Cuentas y Desgloses: Muestra de forma individual la estructura seleccionada.
  • Código numérico: Cada opción está precedida de un código numérico de un dígito, de tal forma que pulsando dicho código desde la ventana del PGC se accede de forma rápida a dicha opción, sin necesidad de desplegar el menú. De esta forma, se puede «navegar» de forma sencilla por las distintas partes del PGC.
  • Los epígrafes y las cuentas: Crearlos es un paso previo y obligado, para crear después las subcuentas con las que llevar la contabilidad de la empresa. Cuando se quiera añadir un epígrafe o cuenta, la persona usuaria tendrá que situarse en el epígrafe del cual quiere que dependa. Una vez posicionados, pulsar «Añadir». Dependiendo del origen del epígrafe, ContaPlus sabe si se puede dar de alta un epígrafe o una cuenta, es decir, si por ejemplo, la persona usuaria se sitúa en un epígrafe del cual dependen otros epígrafes, ContaPlus sabe que, a ese nivel, no se pueden introducir cuentas, por ello desactiva esa opción. Dicho de otra forma, no pueden existir epígrafes y cuentas al mismo nivel.

5.- Asientos

El Libro Diario es el elemento fundamental de toda contabilidad, de él se toman los datos necesarios para formular los Libros Oficiales y no oficiales y sirve de base para el cálculo de todo tipo de informes. En él se van registrando de forma cronológica los Asientos Contables, mediante los cuales se van registrando todos los hechos económicos y financieros que tienen lugar en la actividad de la empresa.

Por tanto, aprender a introducir asientos es uno de los puntos más importantes de esta Unidad. El programa permite, además, trabajar simultáneamente a este proceso con otras aplicaciones como VencimientosCasaciónInventario.

  • Para empezar a introducir asientos debe abrirse la ventana de Asientos seleccionando la opción Gestión de asientos del menú Financiera / Opciones de diario. También se puede abrir la ventana de asientos pulsando el botón «Asientos», o mediante el comando rápido «Alt-A».Introducir asientos
  • Observa que ha aparecido una nueva barra de botones:Nueva barra de botones
  • Los Campos a los que se puede acceder en esta pantalla son los siguientes:
    • Fecha: Presenta la que actualmente posee el sistema, aunque permite a la persona usuaria modificarla.
    • Entrada de Asientos Predefinidos: Los asientos predefinidos son unas plantillas para introducir asientos complejos, que se pueden buscar por medio de la lupa.
    • Nº de Asiento: Aparecerá automáticamente el número de asiento siguiente al número introducido.
    • Descuadre: Este campo indica en cada momento el descuadre existente entre las partidas del Debe y del Haber de un asiento.
    • Asiento Periódico: Si desea que el asiento que ha añadido pueda realizarse de manera habitual, diaria, semanal, mensual, etc., marque esta casilla; le permitirá configurar el asiento como periódico indicando el tiempo de ejecución.

5.1.- Gestión de asientos

La barra de gestión de asientos tiene una serie de botones especiales que permitirán realizar una serie de operaciones alternativas sin necesidad de salir de esta opción. Los botones de mantenimiento permiten añadir, modificar, eliminar, ver, localizar e imprimir partidas del asiento en curso.Barra de gestión de asientos

Se explican a continuación algunos de los botones más importantes:

  1. Casación: Este icono permite ejecutar el procedimiento de Casación de las partidas de un asiento sin tener que abandonar la ventana del diario.
  2. Mayor: Permite obtener el mayor de una subcuenta. Basta con marcar la subcuenta y pinchar en este botón y se podrán visualizar todos sus movimientos.
  3. Añadir vencimientos: Permite añadir el vencimiento en el momento de la introducción de la factura de Clientes / Proveedores.
  4. Añadir Inventario: Esta opción ofrece la posibilidad de enlazar directamente un asiento a un tipo de inventario.
  5. Grabación del asiento en curso: Pulsando este botón se grabará el asiento en curso, siempre y cuando esté cuadrado.
  6. Papelera – Cancelar asiento en curso: Elimina el asiento activo, con todos sus movimientos.
  7. Abrir / Cerrar asientos de la sesión: Abre una pantalla en la que se pueden ver los asientos de la sesión. Aparecerán todos los apuntes que se hayan hecho antes de actualizar el fichero Maestro.
  8. Configurar Entorno: Este es el cuadro de opciones de gestión de asientos, desde donde se puede configurar la forma de trabajo a la hora de introducir asientos.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3: CONTABILIZAR OPERACIONES

Contabiliza en ContaPlus la siguiente operación de compras de tu empresa:

  • Compra de mercaderías: 15.000 €
  • Base imponible al 21 %: 10.000 €
  • Base imponible al 10 %: 5.000 €

Actividad 3 unidad 6

5.2.- Añadir asientos

Otro de los aspectos a destacar en este apartado relativo a los asientos es que el primer asiento de cualquier ejercicio contable siempre debe ser el asiento de apertura. Este asiento se crea con los valores de las cuentas que quedaron con saldo en el ejercicio anterior.

  • Registrar el activo y el pasivo: Si la empresa se acaba de constituir, el asiento de apertura debe registrar el activo y el pasivo que posee la empresa en el momento de su constitución. Si al añadir asientos se necesita crear nuevas cuentas, no es necesario abandonar esta ventana, desde aquí también se pueden crear subcuentas.
  • Iniciar la introducción del asiento: Para ello se pulsa el botón Añadir Partida, en la barra de herramientas superior de la ventana Gestión de asientos. Ahora se debe introducir el número de subcuenta del primer apunte. No es necesario recordar el número de todas las subcuentas, pulsando la tecla + se accede a un cuadro de búsqueda. Una vez seleccionada la subcuenta, con Intro iremos introduciendo la descripción y el importe, teniendo en cuenta que siempre se debe empezar por la partida del Debe.
  • Iniciar la introducción del asiento
  • Terminada la introducción de datos de una partida se pulsa la tecla Intro o se hace clic sobre el botón Aceptar situado a la derecha de la misma Caja de edición en línea. Hasta que el asiento no esté cuadrado, se abrirá automáticamente la Caja de edición en línea tantas veces como sea necesario hasta que el asiento quede igualado en sus cantidades, momento en el que se podrán modificar las líneas del asiento, eliminarlas e incluso añadir nuevas partidas.
    Si todos los datos son correctos y el asiento está cuadrado se podrá grabar la información introducida y continuar con la contabilización del siguiente asiento.
    Al añadir una partida cuya subcuenta sea de IVA Soportado o Repercutido (472 o 477) se abrirá una ventana titulada Cuadro de IVA en la que habrá que rellenar los datos requeridos para cumplimentar los Libros de Facturas recibidas o Expedidas.Cuadro de IVA

5.3.- Utilidades de asientos

El programa denomina Utilidades de Asientos a una serie de opciones complementarias a la gestión de Asientos que, bajo esa denominación genérica, ofrecen una serie de herramientas que facilitan el manejo del Diario en cuanto a su ordenación, copiado, búsqueda de datos, etc.

Utilidades de asientos

Estas herramientas se encuentran incluidas en el menú Financiera>Opciones de Diario>Utilidades de Asientos. Las más usadas son:

  • Eliminación de asientos: Utilidad que se emplea para eliminar un asiento erróneo dentro de la contabilidad.
  • Renumeración de asientos: Desde esta opción se puede renumerar el diario o cambiar el número a un asiento.
  • Mover subcuenta en diario: Se trata de modificar, para el intervalo de asientos que se desee, el número asignado inicialmente a una determinada subcuenta.
  • Copia de asientos: Esta utilidad permite copiar en una nueva empresa (receptora, que es la que la persona usuaria tiene seleccionada en ese momento) los asientos registrados en otra (donante).
  • Comprobación de asientos: Se suele utilizar esta opción cuando se produzca alguna anomalía del programa, tales como la existencia de asientos descuadrados.
  • Búsquedas atípicas: Esta utilidad del programa permite realizar un barrido del libro diario con objeto de detectar en él determinados asientos, subcuentas, etc., en base a condiciones simultáneas.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4

Abre la empresa con la que trabajas habitualmente en tu empresa, o en su defecto, la empresa de pruebas del programa. Busca la opción de renumeración de asientos  crea una captura de pantalla.

Actividad 3 unidad 6 (2)

6.- Estados contables

Uno de los principales objetivos de la contabilidad es el control de la gestión de la empresa, de los gastos e ingresos, de la tesorería, etc. Además, todas las empresas tienen obligaciones fiscales y registrales que obligan a presentar unos estados de cuentas y estadísticas de forma periódica. A partir de la introducción de los hechos contables en el diario, ya es posible la obtención de esta información.

  • El Libro Diario recoge todas las operaciones contables introducidas a través de la gestión de asientos. Estos asientos se muestran ordenados por fechas, a fin de organizar los hechos contables según se han ido produciendo. Para acceder al listado de diario, lo haremos a través del menú Financiera/Opciones de diario/Listado de diario o bien, pulsamos el icono de la barra de herramientas correspondiente.
    Podemos obtener el Libro Diario en modo borrador o en el modelo oficial. En ambos casos podremos filtrar por fechas, asientos, etc., y obtendremos el listado para verlo en pantalla, o bien en formato texto, html o Excel.
  • En ContaPlus, se pueden realizar los balances necesarios para controlar, presentar y analizar en todo momento la información contable de una empresa. Entre otros, los balances que se pueden obtener son Sumas y Saldos, Balance de Situación y Cuenta de Pérdidas y Ganancias. También se puede realizar la Memoria, el Estado de Flujos de Efectivo y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.Balances necesarios

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 5:

Obtén los estados contables correspondientes a la empresa que ya tienes creada y expórtalos a una sola hoja de Excel.

6.1.- Balance de sumas y saldos

Mediante el balance de sumas y saldos se reflejan las sumas del Debe y del Haber y la diferencia entre ellas (saldo). También se conoce con el nombre de Balance de Comprobación y es de gran utilidad pues permite saber si la contabilidad está cuadrada.

  • ¿Cuándo está cuadrada la contabilidad?
    Se considera que la contabilidad está cuadrada cuando no existen diferencias entre el Debe y el Haber. Siempre tienen que coincidir la suma de todos los saldos Debe con la de todos los saldos Haber, de lo contrario existe un error contable.
    Por último, hay que indicar que, si bien el balance de sumas y saldos garantiza que todas las anotaciones del Diario han pasado al Mayor sin errores, no asegura que los asientos se hayan realizado correctamente.
    Dentro del menú Financiera / Balances se encuentra la opción Sumas y Saldos, que permitirá realizar los balances de comprobación necesarios para averiguar los posibles errores cometidos a la hora de introducir los importes de los apuntes. Esta opción muestra las Sumas y los Saldos de las diferencias subcuentas, al nivel de desglose que se desee, dependiendo de la información a buscar, así como los saldos correspondientes al asiento de apertura, siempre y cuando esté comprendido en el periodo solicitado. También se puede acceder a la misma opción con el botón Sumas y Saldos de la barra de herramientas general.
  • ¿Cuáles son sus funcionalidades?
    Al seleccionar esta opción (o pulsar en el botón) ContaPlus permite elegir entre realizar el Balance de Sumas y Saldos o el Comparativo del presupuesto. El modelo Comparativo del presupuesto sirve para saber si ha habido alguna desviación del presupuesto inicial:

    • En el cuadro Periodo de fechas se indica el rango de fechas a incluir en el balance.
    • En Cotas subcuentas se especifica el rango de subcuentas que contendrá el balance de comprobación.
    • En la sección Opciones se puede activar Reflejar acumulado para que se muestre el acumulado hasta la fecha.
    • La opción Saldo cero se utiliza para que en el balance de comprobación se muestren también aquellas cuentas que, teniendo movimientos en el periodo solicitado, su saldo sea cero.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 6:

Entra en tu empresa de ContaPlus, o en su defecto en la empresa de pruebas, y obtén un Balance de Sumas y Saldos acorde con la información de fechas que tengas disponible. Sácalo en Excel.

6.2.- Configuración del balance

Se explican a continuación las opciones de la ficha Configuración del Balance:

Configuración del Balance

  • Acotar el Balance: Se puede acotar el Balance de Sumas y Saldos por proyectos y por segmentos.
  • Valores iniciales: En el caso que se desee introducir una serie de valores iniciales para la impresión del balance, se pueden utilizar los siguientes campos: Página, Fecha Inicio y Fecha Final.
  • Desgloses activos: En el cuadro Desgloses activos se puede indicar que se totalicen los resultados al nivel de dígitos que se desee. Este campo viene preconfigurado a desglose 3 y al nivel de subcuenta dependiendo del nivel que se haya seleccionado al dar de alta la empresa en el momento de su creación.
    • Ejemplo: Si se elige totalizar a nivel de 3 dígitos, la suma de los saldos de las subcuentas 4300001, 4300002 y 4300003 aparecerá totalizada en la cuenta 430.
  • Desglose a Nivel Cuenta: Con esta opción se obtendrá un balance al nivel de desglose de cuenta, con independencia de los dígitos que tengan. Hay que recordar que en el PGC existen cuentas de 3 y 4 dígitos. En el cuadro Valores iniciales se pueden indicar valores para el número de página, la fecha inicial y la final.

6.3.- Pérdidas y ganancias

La cuenta de Pérdidas y Ganancias es, junto con el Balance de Situación y la memoria, uno de los documentos que forman las Cuentas Anuales.
Según el PGC las cuentas anuales son unos documentos en los que se reúne la información de las cuentas de forma que reflejen una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

El PGC también establece unos modelos de presentación a los que deben ceñirse las empresas. Existen dos tipos de modelo: el normal y el abreviado.

Para listar el estado financiero de Pérdidas y Ganancias, hay que pulsar el botón Pérdida/Ganancia de la barra de herramientas o seleccionar la opción Pérdidas y Ganancias del menú Financiera/Balances. Al pulsar el botón Pérdidas/Ganancias, ContaPlus muestra el siguiente cuadro de diálogo con las siguientes pestañas:

Pérdidas y Ganancias

  • Pestaña Borrador: En esta carpeta se introducirá la información sobre la configuración general. En la parte superior izquierda del cuadro de diálogo se introducen los datos del ejercicio. Por defecto, la aplicación muestra las fechas inicial y final del ejercicio anual.
  • Estructura antiguo PGC (doble columna): El modelo de PyG se mostrará con la antigua estructura a dos columnas. Si marca esta opción, aparecerán automáticamente las dos siguientes, que podrá marcar.
  • Reflejar Cuentas con Saldo Cero: Se activará si se desea que aparezcan las cuentas que estén a cero (saldadas) pero que hayan tenido movimientos en el periodo solicitado.
  • Ejercicio anterior: Debajo se puede indicar si se desea incluir el ejercicio anterior. Al igual que cuando se trabaja con proyectos o segmentos, se puede segmentar por cotas en estos parámetros.
  • Valores iniciales: Como siempre, también se pueden especificar algunos valores iniciales, como la página o la fecha inicial y final.
  • Pestaña Oficial: Es para imprimir el balance de Pérdidas y Ganancias de forma oficial. De este modo se puede presentar en el Registro Mercantil.
  • Pestaña Comparativo presupuesto: Se puede realizar un balance comparativo con respecto a las cantidades que se habían presupuestado. Si la persona usuaria no está utilizando el campo Histórico, no puede hacer el balance con la comparativa de ejercicios. Si pulsa aceptar, el programa generará de manera automática e independiente el siguiente informe de Pérdidas y Ganancias, se puede ver la progresión en la pestaña de Procesos.

6.4.- El balance de la situación

El Balance de Situación refleja el estado patrimonial de una empresa en un momento determinado. En él se incluyen todos los saldos de las cuentas comprendidas entre los grupos 1 y 5. Como parte integrante de las cuentas anuales obligatorias, las empresas deberán formular un balance de situación inicial y otro final, que coincide con el de cierre de ejercicio.

  • Obtener una valoración patrimonial: Podemos obtener balances de situación en cualquier fecha, con el fin de obtener una valoración patrimonial de la empresa.
    Cabe destacar que, además de reflejar los saldos al final del ejercicio actual (ejercicio N), se deberán incluir los saldos al final del ejercicio anterior (ejercicio N-1).
    De este modo, podemos comprobar la evolución de la empresa a lo largo de dos ejercicios consecutivos.
  • Asignación de una empresa como ejercicio anterior al actual: Esto se hace de forma automática en el proceso de cierre y apertura del ejercicio.
    Esta asignación se denomina histórico, y se puede verificar, o cambiar manualmente en la opción de menú Global/Selección de Empresa.
  • Acceder al balance de situación: Pulsando el botón Situación de la barra de herramientas o seleccionando la opción Situación del menú Financiera / Balances.
    Tras aceptar el cuadro se puede indicar el tipo de salida, pantalla, impresora o archivo.Acceder al balance de situación

6.5.- La memoria

La Memoria y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto son informes obligatorios que forman parte de las cuentas anuales y, por tanto, obligatorios para todas las empresas.

  • En la memoria se explica e informa acerca de datos de carácter económico que amplían la información numérica recogida en los balances y cuentas de pérdidas y ganancias. Esta información en unos casos expresa la valoración y composición patrimonial de la empresa, la evolución de los resultados, previsiones de futuro, normas de valoración de diferentes componentes del patrimonio, etc.
  • ContaPlus proporciona un texto en formato «.doc», llamado Memoria.doc que contiene los datos mínimos y estandarizados de lo que podría ser la memoria de nuestro ejercicio contable. Esta memoria incluye fórmulas que se cumplimentan de forma automática a partir de la contabilidad. Pero también es necesario editar esa memoria para completar aquellos datos que no proporciona la propia contabilidad. Para la edición de la memoria es necesario tener instalado un programa editor de documentos .doc, como por ejemplo Word, Wordpad, etc.
  • Desde la opción de Balances también se puede formular la Memoria para plasmar los datos contables e integrarlos con el texto. Para ello, es necesaria la creación de funciones.
    Dependiendo del tipo de presentación de balances de la empresa (Estándar o Abreviada) variarán tanto el número como el contenido de las fórmulas:Funciones de la memoria

6.6.- Cierre del ejercicio

Al finalizar el ejercicio contable (normalmente al terminar el año) es preciso realizar una serie de trabajos encaminados a obtener el resultado contable y a cerrar las cuentas.

  • La opción del menú Financiera denominada cierre del ejercicio contabiliza de forma automática:
    • Los asientos de Regularización de gastos e ingresos y el del Cierre del ejercicio: en el libro Diario de la empresa activa.
    • El asiento de Apertura: en el libro Diario de otra empresa distinta (normalmente la misma, pero en un ejercicio posterior).
  • De igual modo, permite anular los asientos de Regularización y Cierre de la empresa activa, si la persona usuaria lo considera necesario, volviendo a la situación original en que se encontraba la empresa entes de efectuar el Cierre, pero sin modificar el asiento de Apertura en la empresa nueva.
    Mediante la introducción de esta opción se ha procurado salvar los obstáculos propios del cierre y apertura de los manuales de la contabilidad.
  • La aplicación del Cierre del ejercicio realiza de forma automática el cierre contable del ejercicio, efectuando los asientos de ajuste de Moneda Extranjera, Regularización, Cierre de Ejercicio y Asiento de Apertura en una nueva empresa. En esta aplicación para cada ejercicio contable ha de crearse una empresa, así pues, antes de realizar el cierre hay que crear una nueva empresa.
    Una vez realizado este proceso, el ejercicio no podrá ser modificado y quedará dispuesto para ser únicamente comparado con el siguiente, en orden a establecer por la jerarquía de Histórico de empresa.
    Al seleccionar la opción de Cierre, el programa muestra la siguiente ventana:Aplicación del cierre del ejercicio

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7:

Entra en tu empresa de ContaPlus y simula el cierre del ejercicio actual. Comprueba que no puedes introducir nuevos asientos. Procede a la revisión del cierre y comprueba que ahora sí es posible crear nuevos asientos.

6.7.- Consideraciones en el cierre del ejercicio

Se enumeran a continuación ciertas consideraciones que deben tenerse en cuenta:

  • Selección en verde: Hay que comprobar que, una vez que se ha creado la nueva empresa, la haya marcado correctamente, debiendo aparecer la empresa con la selección en verde.
  • Reemplazar asiento de apertura existente: Está marcado por defecto, de esta manera, si se ha tenido que modificar algún aspecto de la contabilidad ya cerrada, debe modificarse dicho aspecto en la contabilidad del nuevo ejercicio. Dejando marcada esta opción, el asiento de apertura cuadrará siempre con el cierre de la contabilidad, evitando tener que hacer ajustes manuales.
  • Saldo del beneficio o la pérdida: Pasará en el asiento de apertura a la cuenta correspondiente: beneficios años anteriores (120) o pérdidas años anteriores (121). Con ello, se deja la nueva empresa creada en la situación en la que terminó la anterior.
  • Empresa del nuevo ejercicio: Se recomienda que en la empresa del nuevo ejercicio se empiecen a introducir asientos a partir de la fecha 02-01, dejando el día 01-01 para el asiento de apertura, que lo generará el programa con el número correlativo al último asiento introducido, que posteriormente se podrá tomar como número 1 mediante la opción de renumeración de asientos, si se ha tenido esta precaución.
  • La sesión del diario debe estar cerrada antes de proceder al cierre del ejercicio.
  • Los asientos de regularización, cierre y apertura son simultáneos, no se pueden realizar por separado.
  • El asiento de apertura se podrá realizar en una empresa previamente creada o en una empresa que se creará en el mismo proceso.
  • El proceso de cierre se puede invertir, de forma que se anularán dos asientos en la empresa actual: asiento de regularización y el de cierre. Esto significa que el asiento de apertura no se anula al invertir el cierre.
  • Una vez cerrado el ejercicio, no se pueden introducir ni modificar asientos.
  • Se genera el archivo histórico de la empresa nueva, quedando ambas empresas, la de cierre y la de apertura, ligadas como ejercicios N y N-1.

7.- Resumen

Actualmente, las empresas recurren a la utilización de un software de contabilidad para facilitar su gestión contable. Existen en el mercado una gran variedad de programas de gestión contable.

Nosotros hemos trabajado con ContaPlus Elite por ser la aplicación informática de gestión más utilizada en España. Debido a los múltiples cambios que se producen en la actividad empresarial, el área de gestión debe adaptarse constantemente a las nuevas normativas fiscales y contables y, como consecuencia de ello y para cubrir las necesidades que suscita un mercado tan competitivo como el del software empresarial, la utilización de un programa de contabilidad nos permitirá mantenernos actualizados respecto de dicha normativa. Así, las empresas fabricantes de software lanzan al mercado nuevas versiones actualizadas de sus diferentes programas de gestión como ContaPlus Elite.

Con este tipo de programas, el usuario podrá configurar la empresa a crear según sus necesidades y tipología, y podrá recurrir a ciertas herramientas de gestión que faciliten su trabajo, como asientos predefinidos, asientos periódicos, etc; asimismo, podrá obtener la documentación contable cuya presentación viene exigida por ley.

8.- Glosario

  • Área de Trabajo: Parte central de la aplicación donde se muestran todas las ventanas y cuadros de diálogo para la introducción de datos. En esta zona también aparecerán los listados e informes que realicemos por pantalla. Además, en la parte izquierda de esta barra se mostrarán mensajes informativos sobre el funcionamiento de la aplicación y de los distintos elementos del entorno de ContaPlus.
  • Asiento predefinido: Aquellos asientos efectuados según una máscara previamente configurada que evita tener que meter los mismos datos una y otra vez en asientos que se van a repetir en un futuro.
  • Asiento: Componente del libro diario mediante l os cuales se van registrando todos los hechos económicos y financieros que tienen lugar en la actividad de la empresa.
  • Barra de Herramientas: Elemento situado debajo de la barra de menús que proporciona una forma más fácil de acceder a las opciones más importantes de la aplicación, sin tener que usar la barra de menús.
  • Barra de menús: Elemento situado en la parte superior de la pantalla desde la que podremos acceder a todas las opciones o comandos de la aplicación: Global, Financiera, Presupuesto, Analítica, Inventario, Cheques, Informes, Útil.
  • Cuadro de cuentas: Resumen básico del Libro Diario que recoge los cargos y abonos originados por la actividad económico-financiera de la empresa y permite analizar a través de su saldo la situación patrimonial de la misma.
  • PGC: Texto legal que regula la contabilidad de las empresas en España. Cuenta con una descripción detallada de los principios contables y criterios de valoración. Así como normas de registro y cuentas anuales. El último PGC publicado es de 2008.
  • Subcuenta: Elemento incluido en el Libro Diario que se caracteriza por ofrecer una mayor concreción o personalización de las cuentas generales incluidas en el Cuadro de Cuentas.

9.- Autoevaluación

1.- La barra de herramientas es…

A. Un conjunto de iconos que facilitan el acceso inmediato.

B. Un conjunto de iconos utilizados recientemente.

C. Una serie de opciones de carácter informativo.

2.- La opción Listado del Libro de Diario te permite:

A. Obtener un listado de los asientos realizados para una determinada empresa.

B. Realizar un gráfico de los asientos realizados.

C. Recoger diariamente los movimientos de cajas o bancos que se produzcan.

3.- ¿A qué menú pertenece «Opciones de Diarios»?

A. Global

B. Financiera

C. Inventario

4.- ¿Cuál es el proceso de ejecución para la opción Pérdidas y Ganancias?

A. Menú Financiera/Opciones de Diario/Pérdidas y Ganancias.

B. Menú Financiera/Balances/Pérdidas y Ganancias.

C. Menú Financiera/Configuración/Pérdidas y Ganancias.

5.- ¿Puede llevar ContaPlus la contabilidad de más de una empresa?

A. Sí

B. No

C. No, ya que el programa se moquearía o mezclaría los datos de las empresas.

6.- ¿Qué conseguiremos obtener con la opción Listado de Mayor?

A. Podremos configurar nuestros asientos predefinidos o asientos patrón.

B. La introducción de apuntes contables.

C. Los distintos movimientos realizados para una determinada subcuenta.

7.- ¿Qué misión tiene el Balance de Situación?

A. Realizar de forma automática los asientos de los cheques.

B. Conocer la situación de la empresa en un momento determinado.

C. Realizar modificaciones en las cantidades e los presupuestos.

8.- ¿Qué pasos tenemos que realizar para acceder a los asientos predefinidos?

A. Menú Financiera/Balances/Predefinición de asientos

B. Menú Global/Opciones de Diario/Predefinición de asientos

C. Menú Financiera/Opciones de Diario/Predefinición de asientos

9.- ¿Qué permite la opción Gestión de usuarios?

A. Permite configurar el nombre de los usuarios.

B. Permite configurar el acceso a los usuarios a determinadas operaciones.

C. Permite configurar l os valores originales del programa en cuanto al tamaño de las ventanas, tipo de letra, etc.

10.- ¿Qué se consigue con la opción Cierre del ejercicio?

A. Permitir realizar cualquier modificación una vez cerrado el ejercicio.

B. Realizar de forma automática el cierre contable del ejercicio.

C. Terminar la ejecución del programa y salir de ContaPlus.

10.- Tarea: Cerrar un ejercicio

Dos personas constituyen la empresa Romar, S.L., negocio dedicado a la compraventa de un determinado producto. El 01/10/2018 aportan un capital inicial de 60.000 €, que ingresan en la cuenta bancaria de la empresa.

A lo largo del último trimestre de 2018 han realizado las siguientes operaciones:

  1. El 02/10 ingresan el capital inicial en la cuenta corriente del banco.
  2. El 18/10 adquieren el mobiliario necesario para la actividad a Mobima, S.L. por 10.000 € más IVA. Se paga por banco el 31/10.
  3. El 31/10 sacan del banco para tener efectivo en caja 2.000 €.
  4. El 17/11 compran mercaderías a Distrisur, S.L. por importe de 15.000 € más IVA. La compra se realiza a crédito.
  5. El 29/11 compran a Sevisur, S.L. un vehículo para el reparto por importe de 12.000 € más IVA, pagando el total mediante cheque.
  6. El 10/12 venden mercaderías a Sanz, S.L. por importe de 20.000 € mas IVA. Cobran 4.000 € en efectivo y el resto mediante cheque que ingresan en banco.
  7. El 21/12 pagan por banco la factura de Botafone, de 150 € más IVA.
  8. El 26/12 compran mercaderías a Distrisur, S.L. por importe de 5.000 € más IVA, pagando 1.000 € en efectivo y el resto a crédito.
  9. El 28/12 venden mercaderías a crédito a Manuel Pérez por importe de 8.000 € más IVA.
  10. El 30/12 pagan mediante cheque el importe pendiente de la compra del día 26/12 de Distrisur.

Actividades a realizar:

  • Crea la empresa y las subcuentas necesarias
  • El IVA es siempre al 21 %
  • Introduce los asientos
  • Saca un listado de las cuentas del Mayor
  • Realiza un Balance de comprobación
  • Saca un listado del Diario
  • Cierra el ejercicio de 2018 y abre el de 2019
DebeHaber
— # 1 # — 02/10/2018
60.000(572) Bancos c/c
a(100) Capital60.000
— # 2 # — 18/10/2018
10.000(226) Mobiliario
2.100(472) HP IVA soportadoa(523) Proveedores de inmovilizado a c/p12.100
— # 3 # — 31/10/2018
12.100(523) Proveedores de inmovilizado a c/p
a(572) Bancos c/c12.100
— # 4 # — 31/10/2018
2.000(572) Bancos c/c
a(570) Caja2.000
— # 5 # — 17/11/2018
15.000(600) Compra de mercaderías
3.150(472) HP IVA soportadoa(400) Proveedores18.150
— # 6 # — 29/11/2018
12.000(218) Elementos de transporte
2.520(472) HP IVA soportadoa(523) Proveedores de inmovilizado a c/p14.520
— # 7 # — 10/12/2018
(700) Venta de mercaderías20.000
4.000(570) Cajaa(477) HP IVA repercutido4.200
20.200(572) Bancos c/c
— # 8 # — 21/12/2018
150(629) Otros servicios
31,50(472) HP IVA soportadoa(572) Bancos c/c181,50
— # 9 # — 26/12/2018
5.000(600) Compra de mercaderías
1.050(472) HP IVA soportadoa(570) Caja1.000
(400) Proveedores5.050
— # 10 # — 28/12/2018
(700) Venta de mercaderías8.000
9.680(430) Clientesa(477) HP IVA repercutido1.680
— # 11 # — 30/12/2018
5.050(400) Proveedores
a(572) Bancos c/c5.050

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